Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основы управленческого учёта для руководителей: какой он бывает и зачем он нужен». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Управленческий учет отделился от финансового по объективным причинам, в частности, под воздействием конкуренции, тенденции к увеличению масштабов бизнеса. В нем соединились частично бухгалтерской учет, и частично оперативной учет.
Этапы разработки и внедрения управленческого учета
- Классификация доходов и расходов. Группировка по статьям. Учет служебных операций и инвестиций.
- Создание плана счетов (таблица кодов).
- Определение всех мест хранения: наличные, безналичные, виртуальные и персональные.
- Формирование массива данных за первый месяц системы учета.
- Сведение таблиц финансового анализа. Единственный раз создается форма движения денежных средств по кассовому методу и отчет о прибылях-убытках. Внесение массива данных в таблицу и анализ показателей.
- Бюджетирование.
- Учет движения товаров. Таблица анализа оборачиваемости по категориям товаров. Инструмент «Оптимальная заявка поставщикам» по группам.
Кому нужно вести управленческий учет
Короткий ответ — любому бизнесу. Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев, значит вам нужен управленческий учет.
Использование такого подхода помогает выявить сильные и слабые стороны работы предприятия. Сработала ли рекламная кампания, под которую месяц назад выделили больше бюджета, чем обычно? Сколько вы заработали за минувший квартал и сможете ли повторить результат в следующем? Куда стоит вложить деньги, чтобы увеличить доходы?
Руководителям, которые занимаются управленческим учетом, проще найти ответы на подобные вопросы и принять правильные решения. Важно, чтобы были соблюдены следующие условия:
- Информация о состоянии дел достоверна. Данные в отчетах о прибылях и убытках, балансе и движении средств не противоречат друг другу и соответствуют реальной ситуации.
- В отчетах представлены актуальные данные. Документы с результатами работы за прошлые годы дают не всегда дают достаточно информации для принятия управленческих решений. Особенно если учесть, что экономическая ситуация в стране может меняться непредвиденным образом.
В чем отличие управленческого учета от бухгалтерского (финансового)?
Управленческий и бухгалтерский учет, безусловно, имеют тесную взаимосвязь, но при этом, управленческий учет несколько отличается от бухгалтерского. Основополагающем различием данных видов учета являются конечные пользователи информации и, как следствие, задачи учета и способы его ведения.
Управленческий учет не является обязательным для ведения в организации, но ввиду своей понятности руководящему составу, необходим для осуществления эффективного контроля и анализа деятельности. Основная цель управленческого учета – предоставление необходимой и достаточной информации заинтересованным лицам (руководители предприятия, собственники) для формирования стратегии управления компанией и формирования управленческих решений.
Финансовый (бухгалтерский) учет – по сути, часть управленческого учета, которая так же отражает состояние организации, но использует для этого регламентированные правила, закрепленные законодательно. Основными потребителями этой информации на ряду с руководителями и собственниками являются контролирующие госорганы.
При этом, финансовый учет зачастую понятен только бухгалтеру или аудитору в сфере бухгалтерского учета, и не содержит актуальной информации для собственника. Кроме того, финансовый учет отличается от управленческого тем, что в финансовом учета фиксируется история финансовых операций, а управленческий еще и предусматривает прогнозирование бизнес-показателей.
Ведение бухгалтерского учета регулирует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Закон № 402-ФЗ). В отличие от налогового учета цель бухгалтерского учета — финансовый отчет, на основании которого можно сделать выводы об экономическом положении бизнеса — то есть о его прибыльности. С помощью налогового учета этого нельзя сделать. Именно на основании финансовой отчетности руководители принимают управленческие решения, устанавливают или меняют цены на позиции с меню.
Кстати ценообразование в ресторанах — очень важный организационный процесс, от которого зависит рентабельность заведения. Завышенные цены отпугивают клиентов, заниженные — не позволяют зарабатывать.
В бухгалтерском учете цена блюда состоит из нескольких факторов:
- себестоимости;
- оплаты работы персонала;
- размера налогов;
- оплаты аренды помещения;
- других расходов.
Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
- Провести маркетинговое исследование
- Сделать анализ года и понимаете рынка
- Помнить о сезонности
- Рассчитать штатное расписание
- Сделать анализ рынка и конкурентов
- Рассчитать себестоимость среднего чек
- Проанализировать все затраты в предыдущем году
- Подготовить отчет ДДС
- Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
- Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления
Poster — система автоматизации кафе и ресторанов
Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:
- Постоянно контролировать входящие цену
- Искать альтернативных поставщиков
- Заменить подорожавшие ингредиенты
- Убирать несезонные позиции
- Уменьшать порции
Следующая причина — это несоблюдение граммовки:
- Проверить калькуляционные карты
- Повесить тех. карты, на виду у поваров
- Поставить весы в каждом цеху
- Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
- Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
- Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
- Регистрировать отход в актах разделки
Увеличенные закупки у поставщиков:
- Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
- Планировать заготовки для кухни
- Проводить регулярную инвентаризацию
- Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
- Соблюдать правила хранения и ротации товаров
- Повышать цену
Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.
Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах.
- Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
- Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
- Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
- Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
- Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
- Автоматизировать расчет точки безубыточности
- Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
- Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены
Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.
Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.
Финансовый vs управленческий учет: сходства и отличия
Замораживание средств — это когда по всем признакам деньги должны быть, но их нет. Заказы выполнены, сделки закрыты, закрывающие документы на руках, но прибыль незаметна.
Причина — прибыль спряталась в неденежной форме. Например, в запасах товаров или сырья, которые лежат на складе без всякой пользы. А ещё чаще — в дебиторской задолженности, в просрочках оплат от покупателей.
Решение — контролировать состояние расчётов с покупателями, чтобы не допускать просрочек. В идеале — работать по полной предоплате. А при работе с товарами — отслеживать уровень запасов: он должен быть необходимым для поддержания нормальной работы, но не слишком большим.
Управленческие отчёты помогают избежать подобных проблем. Обычно пользуются тремя основными формами: ДДС, ОПиУ и балансом.
Налоговый учет в ресторане
Система налогообложения зависит от категории заведения. Например, если у вас кофейня, пиццерия или кафе без продажи подакцизных товаров, лучше всего вести учет на едином налоге 2 группы ФЛП в Украине, а в России на специализированных режимах налогообложения. Специальные режимы в РФ — это упрощенная система (УСН) или патент. Есть две разновидности УСН: «Доходы минус расходы» и «Доходы». Для малого бизнеса популярна модель УСН «Доходы».
Малый бизнес организовывают в виде ИП (в Украине — ФЛП) или ООО. Здесь и есть главное отличие ведения учета: общество с ограниченной ответственностью должно вести бухгалтерский учет, помимо налогового, а индивидуальным предпринимателям это делать необязательно, что существенно упрощает их жизнь. Если вы планируете заведение со всеми комплексами, то это скорее всего будет общая система юридического лица.
Анализ управленческой отчетности
Кроме составления важно правильно интерпретировать полученные показатели и данные. Для наглядности помимо электронных таблиц лучше использовать диаграммы и короткие текстовые описания. Также кроме абсолютных значений рассматривать относительные, например, структуру выручки по видам товаров и филиалам. Полезно сравнивать показатели текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т.д.
Анализ управленческой отчетности проводится аналогично с прочими видами финансового учета. Его целью является оценить эффективность деятельности предприятия за отчетный период.
Анализ отчетности — комплекс вазимозависимых действий
Аналитическая работа проводится в основном для оценки:
- расчета величины операционной, чистой и других видов прибыли;
- соотношение собственного и заемного капитала, а также возможность оплачивать взятые на себя обязательства.
Следует использовать группы финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала.
Данные группы разработаны исходя из основных потребностей менеджмента и могут быть использованы как вместе, так и по отдельности.
Важная информация! Стоит внимательно относиться к показателям, которые будут использованы для принятия стратегических решений, если в ходе их вычисления были использованы неточные данные или допущены грубые методологические ошибки. Это может стать причиной серьезных управленческих ошибок и больших финансовых трудностей.
Рубрика «Вопрос – ответ»
Вопрос №1. Бар «Бочка» реализует кулинарную продукцию, а также пиво собственного производства. Может ли «Бочка» использовать ЕНВД?
Да, но не по всем видам деятельности. ЕНВД распространяется на реализацию кулинарных блюд. Доход от пива, сваренного на собственной пивоварне «Бочки», облагается по общей системе.
Вопрос №2. Интернет-кафе «В сети» предоставляет посетителям доступ к сети Интернет. Также кафе имеет кухню для приготовления блюд, которые в дальнейшем реализуются посетителям кафе. Может ли интернет-кафе «В сети» использовать ЕНВД?
Да, но только при условии, что «В сети» соблюдает все необходимые требования, которые позволяют кафе считаться заведением общепита. Также должно быть соблюдено условие относительно площади зала (да 150 кв. м).
Вопрос №3. ИП Савельев ведет деятельность по доставке пиццы собственного приготовления (служба доставки пиццы «Italiano»). Подпадает ли деятельность «Italiano» под ЕНВД?
Согласно НК, заведение общепита может использовать «вмененку», если площадь зала не превышает 150 кв. м. Также ЕНВД может применяться при реализации кулинарной продукции через стационарные объекты без залов обслуживания (киоски, палатки и т.п.). Доставка готовых блюд не подпадает ни под один из перечисленных критериев, поэтому Савельев не может использовать ЕНВД для деятельности «Italiano».
Как составлять калькуляцию продукции
На общепитовских предприятиях это наиболее сложный процесс, поскольку нужно подсчитывать затраты на приготовление каждого блюда. Прежде всего определяется производственная себестоимость: в расчётную ведомость вносят показатели всех затрат на одну единицу готовой продукции. В каждое наименование приготовленного блюда включаются стоимость первичных продуктов, электроэнергии, газа, и прочих ресурсов, а также учитывают трудовые затраты, не забывая об износе основных средств. Технология приготовления определённого блюда находится в типовом «Сборнике рецептур», но проще использовать специальные пособия, где есть продвинутые программы для автоматизации процесса калькуляции. Нормативную себестоимость проданной продукции рассчитывают по отчёту о продажах и типовой калькуляционной карте (ОП-1).
Особое внимание обращают на приготовление овощных блюд, потому что подсчёт их себестоимости зависит от норм отходов и уварки, ведь кулинарная обработка напрямую зависит от сезонности.
Сколько потребуется сырья на приготовление нужного блюда, определяют по техкартам, которые составляют в каждом кафе с подписями директора, шеф-повара и бухгалтера-калькулятора (такие карты хранятся у зав. производством). Цену готового блюда подсчитывают после умножения себестоимости на наценку.
Как учитывают возвратные отходы
Эти остатки сырья получают в процессе готовки блюд, и делят на используемые и неиспользуемые: первые пускают повторно на приготовление других т.н. вспомогательных блюд, вторые – на прочие хознужды, или продают сторонним структурам. К примеру, из остатков обработанных фруктов можно сварить напитки, а бутылки и прочую тару сбыть на сторону, чтобы не выбрасывать деньги на помойку. Для работающих на УСН «доходы – расходы» выгодно сокращать размер материальных расходов на возвратные отходы, чтобы вычесть их из своих доходов, когда нужно определить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 346.16 НК). При определении стоимости возвратных отходов, используемых повторно на кухне, берут пониженную цену сырья. Если отходы продают на сторону, учитывают полученную выручку (п. 6 ст. 254 НК).
Кому нужно вести управленческий учет
Короткий ответ — любому бизнесу. Если вам важно, чтобы прибыль росла, а в работе с партнерами и клиентами не было сбоев, значит вам нужен управленческий учет.
Использование такого подхода помогает выявить сильные и слабые стороны работы предприятия. Сработала ли рекламная кампания, под которую месяц назад выделили больше бюджета, чем обычно? Сколько вы заработали за минувший квартал и сможете ли повторить результат в следующем? Куда стоит вложить деньги, чтобы увеличить доходы?
Руководителям, которые занимаются управленческим учетом, проще найти ответы на подобные вопросы и принять правильные решения. Важно, чтобы были соблюдены следующие условия:
- Информация о состоянии дел достоверна. Данные в отчетах о прибылях и убытках, балансе и движении средств не противоречат друг другу и соответствуют реальной ситуации.
- В отчетах представлены актуальные данные. Документы с результатами работы за прошлые годы дают не всегда дают достаточно информации для принятия управленческих решений. Особенно если учесть, что экономическая ситуация в стране может меняться непредвиденным образом.
Понятие финансового, управленческого, налогового учета, их взаимосвязь и различия
Эффективное управление предприятием возможно лишь в том случае, если на нем создана дееспособная система бухгалтерского учета, позволяющая делать выводы о взаимосвязях между деятельностью подразделений и соответствующими стоимостными показателями, особенно издержками. Поэтому учет затрат на предприятии должен развиваться таким образом, чтобы не только достоверно определять затраты, но и более полно контролировать использование ресурсов, предупреждая возникновение неоправданных расходов.
Бухгалтерский учет (см. Глоссарий) включает в себя различные элементы учетной системы и является средством наблюдения, регистрации, систематизации и анализа хозяйственной деятельности предприятий. Он призван служить эффективному контролю и выработке оптимальных управленческих решений.
Эффективное использование имеющихся ресурсов – одна из важнейших задач руководителя. Ее успешное выполнение, в целях подготовки и принятия тех или иных управленческих решений, зависит от информированности руководства об их наличии.