Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Исполнительный директор: секреты найма и особенности контроля деятельности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы организация работала единым механизмом, нужно верно распределить обязанности среди всего коллектива. Генеральный директор часть свои задач отдает исполнительному директору. Это особенно важно на крупных предприятиях, где постоянно возникают новые цели, которых нужно достигать.
Что входит в обязанности исполнительного директора
Порядок разделения полномочий между руководителями должен быть прописан в уставе общества и должностных обязанностях директоров. Важно подробно отразить все нюансы во внутренних документах общества, чтобы свести к минимуму возможные разногласия.
Каждая организация распределяет обязанности индивидуально, но обычно к полномочиям исполнительного директора относят:
- оперативное планирование работы компании;
- текущее управление деятельностью;
- организацию документооборота;
- контроль за финансовыми потоками (совместно с финансовым директором или главным бухгалтером);
- оперативный анализ деятельности компании и контроль исполнения текущих планов;
- контроль за соблюдением трудового законодательства;
- подбор персонала. Если речь идет о ведущих позициях — то совместно с генеральным директором.
Права исполнительного директора
Для того чтобы исполнять обязанности, каждый работник должен быть наделен рядом прав. Не является исключением и исполнительный директор. Как правило, этот работник имеет следующие права:
- требовать от руководства организации и каждого из структурных подразделений содействия в исполнении своих обязанностей;
- запрашивать и получать информацию, необходимую для работы;
- давать обязательные для исполнения указания каждому из подчиненных работников;
- обращаться к руководству предприятия с заявлениями и предложениями, касающимися улучшения работы как фирмы в целом, так и отдельных ее структурных подразделений;
- визировать документы, относящиеся к компетенции исполнительного директора;
- представлять интересы фирмы в отношениях с государственными либо муниципальными органами, а также коммерческими предприятиями.
Этот перечень также не является полным. Для исполнения конкретных обязанностей исполнительный директор может быть наделен и дополнительными правами, не упомянутыми здесь.
Кроме того, нельзя забывать, что исполнительный директор, равно как и все остальные работники, имеет все права, которые предусмотрены трудовым законодательством. При этом необходимо учитывать, что в отличие от перечисленных выше права по законодательству никакими внутренними актами предприятиями не могут быть ограничены или отменены.
Необходимость ДИ не регламентирована действующим законодательством. Тем не менее, многие компании включают должностную инструкцию в свой типовой пакет трудовой документации. Она используется для выстраивания рабочих отношений работника с его коллегами и работодателем. Помимо этого, на неё, как на юридически значимый документ, можно ссылаться в судебных и трудовых разбирательствах.
Для нанимателя инструкция определяет круг обязанностей сотрудника, позволяя планировать его эффективное применение.
Для исполнительного директора данный документ служит одним из основ для его действий по оперативному управлению компанией.
Для обеих сторон документ служит дополнительным средством предотвращения конфликтных ситуаций внутри компании.
Должностные обязанности работника
На исполнительного директора возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществление руководства повседневной финансово-хозяйственной деятельностью организации (предприятия) в соответствии с учредительными документами.
2.2. Организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений организации (предприятия), принятие мер по повышению эффективности работы организации (предприятия).
2.3. Осуществление руководства всеми функциональными подразделениями организации (предприятия) через подчиненных ему руководителей этих подразделений.
2.4. Обеспечивает:
— выполнение приказов, распоряжений вышестоящего руководства организации (предприятия);
— внедрение и соблюдение утвержденных положений, нормативов, инструкций;
— организацию работ всех подразделений по реализации утвержденных планов;
— ведение учета выполнения плановых заданий;
— проверку выполнения сроков предоставления отчетных и других документов.
2.5. Организация административно-хозяйственной деятельности на основе широкого использования новейших технологий, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.6. Совместно с генеральным директором разработка и внедрение, а также совершенствование методов управления организацией (предприятием).
2.7. Участие в разработке стратегии организации (предприятия).
2.8. Планирование потребностей организации (предприятия) в ресурсах и инструментах.
2.9. Контроль и совершенствование бизнес-процессов.
2.10. Составление бюджета для всей организации (предприятия).
2.11. Осуществление управления всеми операциями организации (предприятия) с точки зрения контроля финансов.
2.12. Проведение регулярного финансового и экономического анализа деятельности организации (предприятия). Информирование о результатах анализа вышестоящего руководства.
2.13. Разработка и построение организационной структуры.
2.14. Осуществление планирования потребностей организации (предприятия) в персонале, принятие решения по приему и увольнению сотрудников.
2.15. Принятие мер по обеспечению организации (предприятия) квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.
2.16. Обеспечение соблюдения трудовой и производственной дисциплины, способствование развитию трудовой мотивации, инициативы и активности персонала организации (предприятия).
2.17. Контроль за разработкой и внедрением схем поощрения персонала в зависимости от приоритетов организации (предприятия).
2.18. Обеспечение правильного сочетания экономических и административных методов руководства в обсуждении и решении вопросов материальных и моральных стимулов повышения эффективности деятельности, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.
2.19. Представление интересов организации (предприятия) в органах государственной власти и во взаимодействиях с партнерами.
2.20. Обеспечение выполнения предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.
2.21. Защита имущественных интересов организации (предприятия) в судах, органах государственной власти и управления.
2.22. [Вписать нужное].
Разница между исполнительным директором и управляющим директором
Исполнительные директора выступают в качестве посредника между компанией, и совет директоров под их руководством осуществляет прогрессивные действия и достигает предопределенной цели организации. Исполнительный директор играет жизненно важную роль в организации, которая берет на себя ответственность за повседневную деятельность и прилагает все усилия для будущих усилий, работая с другим советом директоров. Управляющие директора несут исключительную ответственность за управление ресурсами и регулирование деятельности организации, что приводит к процветанию и прибыли компании. Они сохраняют профессионализм и не теряют терпение даже в критической ситуации, чтобы поддерживать позитивный прогноз. Управляющие директора в основном работают в своих офисах с 9 до 5.
Обязанности исполнительного директора
Основными обязанностями исполнительного директора являются:
планирование, разработка и внедрение стратегических планов для компании;
разработка и организация выполнения бизнес-планов фирмы;
организация экономически обоснованной операционной деятельности организации;
контроль над работой компании, ее отделов и филиалов;
проверка поступления денежных средств на расчетный счет организации от контрагентов;
контроль над всеми расходами организации.
организация совещаний на предприятии;
проведение деловых встреч, переговоров с клиентами;
организация встречи акционеров;
работа с аудиторскими компаниями для проверки работы подразделений;
обеспечение высокого качества выполнения работ, оказания услуг или производимых товаров;
контроль над работой сотрудников;
отбор и утверждение кандидатов;
обучение персонала компании;
организации мероприятий по мотивированию сотрудников фирмы;
внедрение корпоративной культуры на предприятии.
Исполнительный директор отвечает за действия компании перед государственными органами – налоговой, прокуратурой, судом.
Он обязан выступать от имени организации на различных семинарах, конференциях и заседаниях, защищать ее интересы в суде (по доверенности), решать все вопросы с местными властями, работать с профсоюзными организациями.
Качества и типы исполнительных директоров
Довольно часто руководство компании ищет на роль исполнительного директора человека определенного типажа. В основном этих типов 4.
Новатор. Этому человеку можно поручить развитие совершенно нового направления деятельности компании, при этом он может успешно руководить и всей остальной ее работой. От него требуется креативный подход к решению бизнес-вопросов, высокий уровень работоспособности, умение заряжать подчиненных энергией и направлять ее в нужное русло.
Наставник. Это менеджер, который обладает большим объемом знаний в конкретной сфере бизнеса и может помочь руководству компании разработать верную стратегию ее развития (в том числе в области финансов, маркетинга, продаж и т. д.). Наставник не просто имеет представление о бизнес-процессах — он может успешно применить свои умения на практике, а также научить всему тому, что знает сам. Кроме того, он имеет полезные знакомства и связи.
Преемник. Это тот человек, которому генеральный директор готов полностью поручить управление компанией. А значит, важно найти менеджера с похожим подходом к ведению дел и развитию бизнеса.
Партнер. В идеале он должен обладать теми чертами характера и деловыми качествами, которых нет у генерального директора. К примеру, если генеральный мягкий и лояльный, то исполнительный должен быть жестким и требовательным. Или, предположим, генеральный харизматичный, креативный, наполненный идеями — значит, исполнительный должен быть более приземленным, дотошным, рациональным. Тогда возникнет нужный баланс сил, знаний, личных качеств и умений, позволяющих управлять предприятием правильно. В этом случае не будет возникать перекосов, которые зачастую приводят компании к краху.
Чем занимается исполнительный директор
ИД находится в подчинении у высшего руководства или собрания учредителей. Обязанности исполнительного директора:
- реализация стратегического плана;
- инспектирование деятельности компании;
- создание планов по развитию каждого отдельного подразделения;
- реализация плана продаж;
- постановка на пост руководителей;
- обеспечение компании прибылью;
- построение и оптимизация бизнес-процессов;
- распределение ресурсов предприятия: трудовых, финансовых и других;
- создание стандартов работы компании и корпоративной культуры;
- координация деятельности департаментов компании;
- выстраивание отношений с партнёрами, поставщиками, заказчиками;
- мотивация сотрудников;
- управление наймом и обучением специалистов.
О должности исполнительного директора и его должностной инструкции
Структура управления в коммерческих организациях зависит от того, какие цели ставятся руководством перед ними. Законодательство никаких требований, кроме наличия единого руководства (то есть генерального директора или иного человека, на основании устава выступающего от имени организации), здесь не предусматривает. Именно поэтому во многих компаниях и фирмах вводится должность исполнительного директора.
Область полномочий этого руководителя зависит от конкретных условий, однако в большинстве случаев исполнительный директор — это второе лицо в компании, непосредственный заместитель генерального директора. Занимается этот сотрудник тем, что непосредственно проводит в жизнь политику, разработанную высшим руководящим органом организации. В частности, исполнительный директор может выступать как глава совета директоров и первый заместитель генерального директора.
Ответственность перед кредиторами
В ряде случаев исполнительный директор несет ответственность перед кредиторами компании.
Если будет доказано, что его недобросовестными действиями интересам кредиторов нанесен ущерб, то директору придется гасить долги организации за счет личных средств.
Имущество руководителя может оказаться под угрозой в следующих случаях:
- При банкротстве, если директора признали контролирующим должника лицом (ст. 61.10–61.12 закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»).
- Если компания была ликвидирована по решению регистрирующего органа, как прекратившая деятельность, но все долги не были погашены (п. 3.1 ст. 3 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»).
- Если налоговики доказали, что работа организации является только прикрытием для уклонения от взыскания обязательных платежей (постановление КС РФ от 08.12.2017 № 39-П).
К основным обязанностям исполнительного директора следует отнести:
- Контроль над работой компании, ее отделов и филиалов. Он обязан составлять планы развития компании, следить за их реализацией. Нередко исполнительному директору приходится приезжать для проверки на предприятие.
- Контроль над работой сотрудников. Исполнительный директор обязан составлять приказы, штрафовать или премировать работников.
- Отбор и одобрение кандидатов. Он имеет право поручить проведение собеседований и отбор кандидатов одному из специалистов компании или руководителю отдела, а также самостоятельно отбирать кадры для дальнейшей работы. Кроме того, отвечает исполнительный директор и за подготовку кадров – организовывает для них курсы или же отправляет сотрудников в сторонние учреждения для повышения их профессиональной грамотности.
- Контроль работы отдела кадров. Исполнительный директор обязан проверять всю документацию, которую оформляют кадровики (начиная от трудовых договоров и графиков отпусков и заканчивая журналом регистрации приказов).
- Проверять поступления денег на счет от контрагентов, следить за выплатами дивидендов, контролировать все расходы организации. В случае выявления нарушений в финансовой сфере, он отвечает за них так же, как и главный бухгалтер.
- Проводить деловые встречи, переговоры с клиентами, организовывать встречи акционеров.
- Работать с аудиторскими компаниями для проверки работы подразделений.
- Обеспечивать высокого качества оказания услуг и производимых товаров.
«Рептильный» мозг управляет процессами нижнего уровня: дыхание, кровообращение, пищеварение. Причем в полностью автоматическом и автономном режиме.
Согласитесь, что, читая эту статью, вы не управляете осознанно своим дыханием, сердцебиением, и, если вы перед этим перекусили, то не даете комплекс команд желудку на пищеварение. Если бы вам пришлось рулить этим всем вручную, я думаю, у вас бы не хватило ресурсов на что-либо другое, даже для чтения этой статьи.
Эти процессы жизненно важны, обеспечиваются энергией в первую очередь и работают в режиме 24/7. Заметьте, на этом уровне работают системы энергообеспечения мозга и всех остальных подсистем: пищеварение, кровообращение и другие.
В бизнесе на «рептильном» уровне должны работать бизнес-процессы основной деятельности: «продажи» (и все, что с ними связано), текущего ассортимента продукции или услуг, которые приносят энергию (деньги) для всех остальных процессов. Плюс на этом же уровне должны работать и регенеративные функции (ремонт оборудования и процессов) и функция реализации согласованных проектов развития. Как пример: если мы вдруг слегка порезались, заживление и регенерация (восстановление) кожи идет в автоматическом режиме. В относительно здоровом организме, конечно.
Если вы как собственник бизнеса вынуждены принимать участие в этих процессах, то ваш бизнес работает в режиме выживания и шансов, что вас «не съедят» конкуренты достаточно мало. Идеально, если вы как собственник не должны влезать в это совсем, ну или не более чем на 4% от вашего внимания. Как получена эта цифра? Сначала рассмотрим функционал, далее приведем нашу оценку.
Таким образом, делегировать управление исполнительному директору надо в первую очередь бизнес-процессами «рептильного» уровня, операционные бизнес-процессы уйдут — и у вас сразу появляются ресурсы — время и энергия — для деятельности на следующих, более важных и ответственных, уровнях.
Вторую часть мозга Дэйв Эспри назвал мозгом «лабрадора», объяснив это так: «Эти большие, счастливые собаки — прекрасный пример животного, которое готово большую часть вещей облаять, а с оставшейся спариться или съесть. Мозг лабрадора контролирует инстинкты, которые позволяют нашему виду выживать и размножаться».
На этом уровне уже есть место осознанному выбору решения, но скорость реакции — принятия решения — должна быть достаточно высокой, практически на уровне инстинкта. Если вы затяните решение задачи «бей или беги», вы можете погибнуть; если вы ошибетесь в решении «съесть или облаять», то можете остаться без пищи-источника энергии для всего остального. Ну если вы будете выбирать всегда вместо «спариться» — «облаять», то о развитии, продолжении рода (и радости отцовства или материнства) можно забыть.
В бизнесе мозг «лабрадора» должен реагировать на любые изменения, которые не влекут кардинальные перемены на рынке, на котором вы работаете, и, следовательно, которые не требуют пересмотра стратегии, но открывают новые возможности или выявляют новые угрозы для реализации вашего годового плана развития.
Чтобы бизнес мог эффективно работать на этом уровне, у вас, в первую очередь, должны быть поставлены бизнес-процессы информационно-аналитического обеспечения бизнеса. В вашем бизнесе должны работать процессы сбора и анализа информации, иначе вы просто не сможете увидеть (тигра или пищу) возникающие возможности и/или угрозы.
Например, если по каким-то причинам ваш конкурент просел в одном из регионов, то можно скорректировать региональный план продаж и укрепить свои позиции в этом субъекте.
Или, например, вы узнали, что ваш конкурент выпустил на рынок продукт в новом типе упаковки, который вы рассматривали ранее, но решили «не спешить». Стоит уделить повышенное внимание отслеживанию динамики спроса на новый товар и провести подготовку на случай, если рынок хорошо воспримет новацию. Вы сможете оперативно отреагировать на эту угрозу и не слишком отстать от конкурента. А может и обогнать его, учтя его ошибки на старте.
Передача ответственности и полномочий за бизнес-процессы уровня «лабрадора», тактические бизнес-процессы — это второй этап введения в должность исполнительного директора.
Собственник, конечно, участвует в принятии решений на этом уровне, но будет идеально, если это не потребует более 16% его активности.
Полномочия и возможности
Основным условием надлежащего выполнения обязательств является наличие у исполнительного директора необходимых прав и полномочий.
Так исполнительный директор имеет право на:
- получение необходимой для реализации возложенных на него обязательств информации;
- предъявление учредителям общества требования о надлежащем исполнении ними своих обязанностей;
- управление подчиненными, если требуемые для исполнения задачи не противоречат должностным инструкциям последних;
- вынесение на рассмотрение учредителей рационализаторских предложений относительно повышения эффективности работы предприятия;
- удостоверять документы своей подписью в рамках предоставленных полномочий.
Арт-директоры бывают двух видов: первые работают с дизайном, а вторые организуют праздники, концерты, мероприятия. Первые чаще всего встречаются в веб-студиях, дизайнерских бюро, а вторые — в ресторанах, ночных клубах, торговых центрах и рекламных агентствах.
Обязанности. Разработка креативной и визуальной концепции продуктов и проектов. Контроль и развитие команды: дизайнеров, менеджеров, художников, модельеров.
Навыки. Конечно, креативность! А кроме нее:
- графический дизайн;
- фотошоп, иллюстратор;
- 3D-моделирование;
- веб-дизайн;
- моушн-дизайн;
- насмотренность;
- управление командой.
- организация мероприятий;
- поиск и найм артистов для выступлений в ночных клубах;
- поиск площадок для концертов и выступлений;
- работа с билетными сервисами.
Вакансия исполнительного директора закрывается изданием приказа о назначении на должность, трудовым договором и должностной инструкцией. Пример должностной инструкции вы можете скачать выше, но крайне важно адаптировать его под нужды конкретной организации.
Трудовой договор будет стандартным. Со стороны работодателя его подпишет генеральный директор. Документ будет иметь следующую структуру:
- общие положения (предмет договора, данные о сторонах);
- срок действия (срочный или бессрочный);
- права и обязанности сторон;
- условия оплаты труда;
- режим труда и отдыха;
- социальные гарантии;
- ответственность сторон;
- заключительные положения.