Заявления работника: в какой форме они могут поступить и в каких случаях?

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст. 62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

• копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;
• выписки из трудовой книжки;
• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;
• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152?ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33?4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33?888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33?6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Запомните! В выписке, сделанной по форме СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М, отражается страховой стаж, который был получен в определенной организации, и сумма, отчисленная в ПФ РФ.

Так как указанные документы – это групповая форма отчетности, выписки, оформляемые работниками, содержат его персональные данные.

СЗВ-М охватывает только последний проработанный сотрудником месяц, но при его желании браться может любой другой период работы в организации, в том числе и весь срок до момента расчета. Так как подобная форма возникла в 2016 г., то все предшествующие этому году периоды, она не охватывает.

СЗВ-СТАЖ охватывает период от начала года до момента увольнения, если же человека приняли на работу в текущем году, то с момента его трудоустройства. Запрашивают документ и с обозначением в нем более ранних сроков, но не ранее 2017 г., так как форма введена именно в этом году.

Если нужен период до 2017 г., то используется справка РСВ-1.

Получение документа на руки

Как уже было сказано выше, для получения справки на руки работнику необходимо написать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Процедуру выдачи документов, связанных с работой, регламентирует статья 62 Трудового кодекса РФ. Выданная справка должна быть заверена оттиском фирменной печати предприятия и подписью должностного лица компании. Срок для оформления документа работодателем – 3 рабочих дня (выходные не в счёт). Следует иметь в виду, что отказать в выдаче официальной бумаги руководство не вправе. Оформлять и предоставлять копии документов, связанных с работой, является обязанностью фирмы.

В противном случае организация-работодатель может быть подвергнута административной ответственности. Если сотруднику отказали в выдаче справки с места работы, обращаться следует в комиссию по трудовым спорам, а потом и в суд. За каждый день просрочки руководство предприятия должно отчитаться.

На сегодняшний день законодатель не предусмотрел какой-то единой общеобязательной формы для составления заявления на справку с места работы, следовательно, работники пишут документ самостоятельно в свободной форме. Составить официальную бумагу можно непосредственно на рабочем месте или заранее. Следует иметь в виду, что перед тем, как писать заявление, необходимо ознакомиться с порядком обращений к руководству, закреплённому в компании. Работодатель своим распоряжением может закрепить в локальном нормативном акте определённую процедуру обращения по конкретному разработанному бланку. Ознакомиться с шаблоном можно в отделе кадров предприятия или на вывешенном информационном стенде. Сотруднику останется только вписать все необходимые сведения в готовую форму. Если таковых не оказалось, придётся изложить заявление на чистом листе бумаги формата А4.

Допускается как рукописный (при помощи шариковой ручки), так и машинописный вариант (на компьютере) написания текста. Юридическая сила ни коим образом не зависит от способа изложения текста. Компьютерную версию нельзя отправить по электронной почте, её всё равно придётся распечатать на принтере. Обуславливается это необходимостью заверения заявления автографом сотрудника.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

Работодатель не может проигнорировать поступившее к нему заявление. Причем независимо от организационно-правовой формы: государственный ли это орган, бюджетное учреждение, ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель и т.п.

Заверенные печатью и подписью уполномоченного лица документы предоставляются в течение 3 дней (рабочих). Причем в том перечне, который указал работник. Именно поэтому заявление должно быть составлено в письменной форме. А подать его желательно через секретариат или под подпись руководителя (секретаря, помощника, кадрового работника).

Если работодатель нарушает свои обязанности и не отвечает на запрос работника, в зависимости от ситуации обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию или попробуйте договориться мирным путем, если продолжаете трудиться там же. Если сроки давности по трудовым спорам уже подходят к концу, подавайте иск.

В рамках рассмотрения дела подайте ходатайство об истребовании доказательств, приложив второй экземпляр заявления о документах, связанных с работой, и работодатель обязан будет ответить на судебный запрос.

Законодательство не ограничивает перечень документов, которые работник вправе требовать от работодателя, при условии, что они касаются его лично и в них указана его фамилия. Расскажем, какие справки и документы следует запрашивать при увольнении.

Как и в какие сроки подавать заявление

Для того чтобы зарегистрировать заявление на запрос документов у работодателя, необходимо обратиться к делопроизводителю или кадровику. Ответственный за делопроизводство зарегистрирует его в журнале входящей документации и присвоит номер. Обязательно предоставьте запрос в двух экземплярах, один из них останется у работодателя, второй — на руках у заявителя с регистрационным номером. По истечении установленных законом трех дней вам обязаны выдать запрашиваемые справки и копии, заверенные надлежащим образом.

При увольнении часть документов работодатель обязан выдать без дополнительных запросов. Обязательными к выдаче при увольнении являются:

• СТД-Р — данные о стаже и трудовой деятельности;
• расчетный лист (ч. 1 ст. 136 ТК РФ);
• справка о сумме заработной платы ф. 182Н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 №255-ФЗ);
• РСВ — расчет по страховым взносам за последний квартал;
• выписка из формы СЗВ-СТАЖ;
• выписка из формы СЗВ-М за последний месяц работы;
• выписка из ДСВ-З в случае перечисления дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии за весь период работы;
• трудовая книжка, если она ведется в бумажном виде;
• медицинская книжка (при наличии).

Писать заявление на выдачу документов при увольнении потребуется, только если необходимы дополнительные справки:

• о доходах по форме 2-НДФЛ;
• о среднем заработке для постановки на учет на бирже труда;
• копия СПВ-2 — о страховом стаже при выходе на пенсию.

Как оформляется заявление?

Заявление оформляется в свободной форме и содержит сведения о работнике и работодателе, в частности, прописывается ФИО работника, наименование отдела, в котором он трудится, перечень необходимых работнику документов и дату оформления заявления. Унифицированная форма заявления отсутствует, заявление может быть написано от руки или распечатано на принтере. В обоих случаях в документе обязательна собственноручная подпись заявителя.

Заявление содержит просьбу о предоставлении работнику указанных документов. После ознакомления исполнительного органа с документом в заявлении ставится резолюция, что руководитель ознакомлен с намерением работника получить указанные документы.

Работодателю при этом дается не более трех дней, чтобы подготовить и передать работнику все необходимые ему документы, связанные с работой. Несоблюдение сроков является нарушением действующего законодательства.

• Как правило, передача оригиналов документов осуществляется при увольнении сотрудника по собственному желанию или в связи с сокращением штата, а также по ряду других причин.

Работодатель не вправе отказывать работнику в выдаче документов, имеющих прямое отношение к его личности и выполняемым им на предприятии обязанностям.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Юридическая природа запроса о представлении документации

Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:

• МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
• ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
• Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
• Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».

Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:

• Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
• Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.

Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.

Рекомендации специалистов

В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.

Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.

Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.

И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.

Похожие записи:

• муниципального образования город-герой Новороссийск
• Выбираем участок под строительство дома
• Правовые аспекты оплаты труда государственных гражданских служащих