Правила внесения исправлений в трудовую книжку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения исправлений в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем.

Ошибки на титульном листе

Основные правила:

• Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил.

• Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку.

• Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую.

• Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый.

Как исправлять ошибки на титульном листе:

• Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.

• На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.).

• Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии).

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — «ТК РФ») — в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77-81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую — и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26-30.

3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.

Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.

Напомним — любая трудовая книжка состоит из трех частей:

— титульного листа (сведения о работнике);
— раздела «Сведения о работе»;
— раздела «Сведения о награждении».

Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Исправляем сведения о работе

Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе»¹.

Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка – не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.

Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:

• либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
• либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.

И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Порядок действий владельца документа при необходимости корректировки записи в трудовой

Некоторые факты По нормам законодательства нет специального списка должностей, которые могут вносить, заверять и исправлять записи в ТК. Согласно правилам на такую работу в организации назначают специальным приказом. Если на предприятии нет отдела персонала, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п. Если работу предоставляет физическое лицо, то закон не разрешает ему вести и корректировать трудовые книжки.

При обнаружении ошибочной записи в своей трудовой книжке или же при произошедшем изменении личных данных, гражданин должен:

• подать письменное заявление на имя работодателя с просьбой проведения корректировки;
• представить документы, подтверждающие законность сведений, требующих исправления. Это может быть документ из регистрирующих государственных органов (паспорт с новой фамилией, свидетельство о заключении брака или его расторжении и т. д.). Более подробную информацию о корректировке фамилии в трудовой можно прочитать на нашем интернет-ресурсе.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:

• если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
• если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
• если имеются неполные данные.

Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:

• сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
• работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.

Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.

Примеры исправления ошибок в трудовой книжке

Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.

Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.

Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:

• Порядковый номер;
• Дата приема на работу или увольнения;
• Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
• Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.

Ошибка обнаружена сразу после увольнения

В этом случае в графу 3 вновь вносится запись об организации (ОАО «Аллегро»), а на следующей строке в графу 1 вносится следующий номер записи, в графу 2 — дата внесения исправлений (17.02.2012), в графу 3 — признание соответствующей записи недействительной и внесение правильной записи. Далее все записи, выполненные в ОАО «Аллегро», вновь заверяются подписью уполномоченного лица (начальника отдела кадров) и печатью организации.

Пример 12.

 Сведения о работе
ТК N 8604301 (10 разворотов)

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

 Открытое акционерное 

 общество "Аллегро" 

 (ОАО "Аллегро") 

 5 

 10 

 01 

2008

Принята в 

Приказ от 

административно- 

10.01.2008 N 12 

хозяйственный отдел на 

должность экономиста 

 6 

 17 

 02 

2012

Уволена по собственному

Приказ от 

желанию, пункт 3 части

17.02.2012 N 136 

первой статьи 77 

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Начальник отдела кадров

Данилова А.Н. Данилова

Подпись Печать

 Открытое акционерное 

 общество "Аллегро" 

 (ОАО "Аллегро") 

 7 

 17 

 02 

2012

Запись за номером 5 

Приказ от 

недействительна. 

10.01.2008 N 12 

Принята в 

административно- 

хозяйственный отдел на 

должность 

делопроизводителя 

Начальник отдела кадров

Данилова А.Н. Данилова

Подпись Печать

Как и когда нужно вносить исправления в трудовой в 2020 году

Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:

1. К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
2. Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».

При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!

Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2020 год, исправления вносятся такими способами:

• Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
• Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.

Ответственность и санкции для работодателя

Некорректное оформление трудовых книжек работников карается, прежде всего, административной ответственностью. Так, статья 5.27 КоАП РФ в редакции закона от 03.07.2016 №272-ФЗ предусматривает для нарушителей ведения кадрового делопроизводства штрафные санкции в объёме:

• 1 000—5 000 ₽ — для частных предпринимателей и руководителя компании при единоразовом нарушении;

• 30 000—50 000 ₽ — для организаций, имеющий статус юр. лица, если проступок совершён впервые;

• причём нужно отметить, что законодательство также предусматривает предупреждение работодателя (без финансовых последствий), всё будет зависеть от степени тяжести, насколько нарушитель признаёт свои ошибки, а также в какой-то мере и лояльности контролёров.

Повторные, а также злостные неоднократные нарушения по этому вопросу усугубят финансовую нагрузку в несколько раз:

• 10 000—20 000 ₽ — для частного бизнеса и лично директоров компаний, причём последних могут дисквалифицировать на период от года до трёх лет;
• 50 000—70 000 ₽ — для всех предприятий, зарегистрированных в качестве ЮЛ;
• поблажек в виде предупреждений здесь, естественно, не предусмотрено.

Есть ещё и санкции, предусмотренные трудовым законодательством. К примеру, статья 234 ТК РФ регулирует компенсацию бывшему работнику от работодателя в случае, если компания несанкционированно задерживает выдачу трудового регистра человеку при его увольнении. Учитывается здесь и то, когда в это время наниматель пытается устранить свои недочёты при оформлении и ведении трудовой книжки. В этом варианте наниматель должен будет компенсировать человеку доход, который он не получил по причине невозможности трудоустроиться.

Не стоит забывать и о незначительных финансовых потерях работодателя при некорректном оформлении первой трудовой или вкладыша в книжку. Так, если работодатель заводит на человека новую трудовую, он должен взять с него наличными деньгами стоимость бланка (заметьте, вычитать из зарплаты эти средства категорически запрещено). Но если трудовая книжка может быть аннулирована или утрачена по вине нанимателя, вследствие:

• некорректного оформления первой в жизни человека книжки либо вкладыша к регистру;
• порчи трудовой при её хранении;
• а также потери трудовых книжек работников (в том числе при форс-мажорных обстоятельствах).

Во всех вышеперечисленных вариантах работодатель должен завести для человека новый бланк, не взимая за бланк плату. Конечно, здесь действует больше не материальный, а моральный аспект, характеризующий компетенции сотрудников компании.

Исправление ошибочных записей в трудовой книжке — общие правила и основания

В целом любое исправление данных в трудовой возможно только при двух условиях:

1. Если меняются идентификационные данные обладателя трудовой книжки (Ф. И. О., дата рождения), тогда можно внести коррективы путём зачёркивания старых данных и внесения уточнённой информации. Здесь обязательно подтверждение нового статуса соответствующими документами, кадровик не имеет права вносить какую-либо информацию о человеке с его слов. Хоть это и не регламентировано законодательством, рекомендуется получить от человека заявление на внесение исправлений в его персональные данные, зафиксировать документы, подтверждающие этот факт. И только после этого вносить коррективы. Всё это касается только титульного листа и никоим образом не признаётся ошибкой в оформлении трудовой книжки.
2. Когда кадровиком указываются некорректные данные. В этом случае допускается внесение исправлений в порядке, установленном законом. Ошибка может быть обнаружена и работодателем, и работником. В первом варианте кадровик должен в максимально короткий срок устранить неточность. Если же это обнаружено работником, ему необходимо написать заявление с требованием устранить ошибку и собрать максимум документов, которые подтверждают некорректность данных. В крайнем случае вопрос можно решать и через суд.

Как в трудовой книжке исправить запись о приеме на работу

Сведения о приеме на работу, если они неточные, неправильные или признаны недействительными, зачеркивать нельзя. Однако исправление ошибочных записей в трудовой книжке в данном случае разрешено.

Например, в разделе «Сведения о работе» можно исправить запись о приеме на работу следующим образом.

1. Указать последний по порядку номер после последней записи в этом разделе.
2. проставить дату внесения записи.
3. Написать в графе 3 «Запись за номером таким-то недействительна».
4. Написать правильную фразу «принят по такой-то профессии (должности).
5. Повторить в графе 4 номер и дату приказа или другого решения, текст которого некорректно внесен в ТК, или указать номер и дату приказа, иного решения работодателя, в силу которого пишется правильная фраза.

Кто имеет право корректировать?

Запись в трудовой книжке о смене фамилии или запись о категории в трудовой книжке может корректировать довольно ограниченный круг людей. Без специальных полномочий и без повода делать этого нельзя. Если в ТК обнаружены ошибки, исправляют их на прежней или нынешней работе и в суде.

Ни в одном нормативно-правовом документе не приводится список должностей, для которых предусматривается исключительное право вносить, заверять и исправлять записи в ТК. В Правилах лишь уточняется, что ответственных за такую работу в организации назначают специальным приказом.

Если организация маленькая и отдельной кадровой службы в ней нет, вести и корректировать трудовые книжки может либо сам работодатель, либо назначенный его приказом любой специалист: бухгалтер, секретарь, администратор, офис-менеджер и т.п.

Если работу предоставляет физическое лицо, законодательство не позволяет ему вести и корректировать трудовые книжки.

Похожие записи:

• Как взять академический отпуск в университете или колледже
• В Госдуме прокомментировали «налог на смерть»
• Государственная помощь молодым семьям: какие программы существуют?