Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хорошо сидим? Организация рабочего места руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рабочее место руководителя – это прежде всего его рабочий стол. Обустройство рабочего стола является одним из первоочередных шагов. Рабочий стол должен быть соответствующего размера, чтобы была возможность осуществлять сразу несколько процессов, например, работа за компьютером и параллельная работа с документами и другими бумагами. Также на столе необходимо иметь важные канцелярские принадлежности (ручки, карандаши, маркеры, измерительные приборы и т. п.).
Размер имеет значение
Должен ли размер кабинета руководителя быть прямо пропорционален его статусу? Этим вопросом задаются многие директоры, стараясь выбрать для себя место с грандиозными площадями. Хорошо, если помещение позволяет это сделать, но если нет — не печальтесь: эксперты утверждают, что размер кабинета может начинаться от 20 квадратных метров. А при желании или если не позволяют занимаемые площади, его можно сделать еще меньше. К примеру, директору, который постоянно находится в разъездах, незачем кабинет размером с футбольное поле. То же самое — если речь идет о руководителе небольшого ювелирного магазина с персоналом, не превышающим 5-7 человек. Совсем другое дело, если вы директор (владелец) крупной сети и периодически проводите совещания с большим количеством сотрудников, принимаете партнеров. Тогда вам, конечно, необходим кабинет просторнее, который при необходимости можно использовать для больших собраний.
Итак, основной фактор, который необходимо учитывать при планировании места под кабинет, — будут ли в нем проводиться совещания и деловые встречи, и если да, то каково максимальное число их потенциальных участников. Имеет значение также вопрос, что именно вам необходимо иметь под рукой в кабинете. Например, сейф или для директоров ювелирных заводов — витрины с образцами продукции. Для управляющих магазинов витрины также могут иметь значение, если они планируют, например, показывать «товар лицом». Хотя в по-следнем случае гораздо важнее оборудовать хорошее место под сейф и место для хранения документации по магазину. А совещания директорам небольших торговых точек можно проводить и в небольших кабинетах — особенно учитывая, что вряд ли они будут долговременными.
В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь кабинета — от 20 до 50 м2, а высота — минимум 3,5 м. При этом наиболее рациональной является прямоугольная форма помещения с соотношением сторон 1:2.
Еще один момент, на который эксперты советуют обратить внимание при организации рабочего места, — цветовое решение пространства. Тут все советы сводятся к тому, что тона должны быть нерезкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, так как блестящие поверхности вредны для здоровья.
И если вы не уверены в собственных силах, но желаете получить правильный кабинет или же если вам хочется выделиться из общего числа коллег, имеет смысл пригласить к работе над кабинетом специалиста-дизайнера. Однако к его выбору нужно подойти с не меньшей ответственностью, чем к развитию бизнеса. Правильный дизайнер способен сотворить чудо в рамках 15 скучных метров. А творения же его «неправильного» коллеги, вместо того, чтобы настраивать на рабочий лад, будут вызывать головную боль. Прежде чем заключить с дизайнером договор, посмотрите портфолио его работ, встретьтесь с ним, пригласите его в будущий кабинет, расскажите, что вам хотелось бы видеть, и постарайтесь посмотреть на будущий результат его глазами.
Грамотный специалист задаст массу вопросов — об особенностях вашего характера, привычках, склонностях, порой будет казаться, что эти вопросы не имеют никакого отношения к вашему кабинету. На самом же деле таким образом дизайнер изучит вас, посмотрит на кабинет с вашей позиции, с учетом ваших привычек и особенностей и, используя свой вкус и опыт, профессионально создаст то, что нужно. Избегайте дизайнеров, которые, не дослушав клиента, начинают делать заявления о своей уникальности, неповторимости и о том, как вам повезло, что на вашем пути попался такой замечательный специалист. Скорее всего работа с таким человеком не принесет вам удовлетворения, а результат окажется весьма неожиданным.
«Если кабинет руководителя одновременно является основной точкой продаж, где часто проходят переговоры с клиентам, то решение дизайнерских вопросов следует передать профессионалам, — уверен Алексей Белозеров. -Во всех остальных случаях оформление кабинета — вопрос риторический».
«Это логично — привлечь специалиста, но важно выбрать профессионала, понимающего суть требований к организации рабочего места, а не стремящегося реализовать свою лю¬бовь к определенным дизайнерским изыскам в рамках проекта. Вы должны понимать и нравиться друг другу, быть искренними и — вы все же имеете право на свое мнение, помните об этом», — советует Алена Август.
Основные зоны в кабинете руководителя
Такое важное помещение, как кабинет руководящего организацией, зачастую может содержать в себе несколько зон.
Рассмотрим основные зоны в кабинете руководителя:
-
Рабочая зона. Здесь располагается вся вышеперечисленная мебель. Основная часть рабочего дня руководящего человека проходит в данной зоне.
- Переговорная зона. Эта зона может находиться как в кабинете у руководителя, так и за его пределами. В данной зоне осуществляются важные переговоры, беседы с сотрудниками, совещания и собеседования. Зачастую подобная зона может стать местом, где принимаются самые важные решения в организации. Для обустройства подобной зоны необходим большой стол, стулья или кресла и дополнительные элементы (трибуна, угловые приставки, экраны для транслирования информации).
- Зона отдыха. Важность этой зоны ничуть не меньше, чем у остальных. Подобная зона направлена на расслабление и смену обстановки, чтобы взять паузу и отвлечься от рабочего процесса. Человеку по природе своей необходим отдых, именно поэтому такая зона поможет комфортно попить кофе, перекусить, пообщаться с коллегами или почитать любимую книгу. В качестве мебели здесь выступают мягкие кресла или диваны, журнальные столы, чайные столики. Также возможна установка небольшого холодильника.
Типы офисной планировки
У офисных помещений, где располагаются работники, можно выделить основные типы планировки:
- Кабинетная — система, при которой основная площадь делится на отдельные помещения — кабинеты. К достоинствам такого типа планировки можно отнести комфортное размещение руководителей и сотрудников, низкий уровень шума. Однако данный тип планировки можно признать не самым бюджетным.
- Открытая (open space) — планировка, при которой сотрудники располагаются в одном большом помещении. Такой тип планировки очень популярен последнее время, так как является достаточно бюджетным. Однако не стоит забывать, что при таком размещении работников необходимо предусмотреть хорошее освещение и кондиционирование воздуха. К минусам такого размещения стоит отнести отсутствие личного пространства и повышенный уровень шума, что приводит к снижению концентрации и быстрой утомляемости.
- Ячеистая — это система планировки подразумевает разделение общей площади помещения передвижными перегородками. Сотрудники имеют личное пространство, коммуникации между отделами не нарушены, руководитель может наблюдать за работой подчиненных.
Организация рабочего места руководителя
Особое внимание следует уделить организации рабочего места руководителя. От эффективной работы и решений руководителя зависит деятельность и успехи всей компании. Правильно организовать рабочее место руководителя очень важно.
Несмотря на то, что многие начальники предпочитают не занимать отдельное помещение, под рабочее место руководителя рационально выделить отдельный кабинет. У такого решения есть минусы: коммуникация с подчиненными может быть нарушена, невозможно наблюдать за дисциплиной и рабочей обстановкой в коллективе. Однако плюсов гораздо больше: комфортное размещение, отсутствие постороннего шума, возможность организовать рабочее место по своему усмотрению.
Согласно общим требованиям, площадь кабинета руководителя должна быть порядка 20 квадратных метров, предпочтительно прямоугольной формы, с высотой потолков 2,83 — 3,25 метра. Должны быть соблюдены санитарно-гигиенические требования: температура и состояние воздуха, влажность, чистота и т.д. Благоприятной температурой для работы в холодное время года считается температура 22-24 градуса, в теплое время года — 23-25, однако она может различаться в зависимости от энергозатрат трудящегося. При отклонении температуры воздуха выше или ниже допустимых пределов создается ситуация опасного влияния рабочей среды на здоровье и работоспособность человека, поэтому согласно санитарным правилам и нормам предусмотрено снижение времени нахождения на рабочем месте.
Расчетные нормативы для помещений
Процедуры строительства сооружений и зданий предусматривают соблюдение участниками градостроительной деятельности обязательных государственных норм и технических регламентов (СНиП).
Основными целями применения градостроительных норм, одобряемых органами исполнительной власти страны, являются:
- защита граждан, их жизни и здоровья;
- охрана природы, представителей животного мира и растительности;
- защита государственного (муниципального) имущества, собственности граждан и юридических организаций;
- предупреждение действий, которые могут ввести в заблуждение приобретателей имущества.
В общественных строениях, предназначаемых для административного применения, размер помещений для размещения руководства учреждений должен соответствовать следующим требования (СНиП 31-05-2003):
| Размещаемый сотрудник | Площадь (м2) исходя из числа сотрудников в организации (чел.) |
|||
| от 100 до 300 | от 300 до 600 | от 600 до 1000 | от 1000 | |
| Руководитель | 27-36 | 36-45 | 45-54 | от 54 |
| Первый заместитель (руководителя) | 18-24 | 24-36 | 24-36 | 36-45 |
| Заместитель | 12-18 | 18-24 | 18-24 | 18-36 |
| Помощник (референт) | 12 | 12 | 12 | 12-18 |
Выбор мебели для кабинета руководителя
Если общее стилевое направление определено, можно переходить к подбору мебели. Она должна сочетаться со стенами, отражать характер директора и соответствовать деятельности компании. Так, юрист будет нелепо смотреться за столом из пластика, а дизайнер молодежной одежды — среди огромных диванов из натуральной кожи с позолотой.
Требования к дизайну интерьера кабинета руководителя:
- последовательность в выборе интерьерного стиля: он должен соответствовать сфере деятельности компании, ее позиции на рынке, принципам организации ее работы. Вычурный, подчеркнуто роскошный кабинет руководителя небольшого магазина также неуместен как излишне скромный, аскетичный интерьер для офиса руководства респектабельной юридической фирмы;
- сдержанность в оформлении: дизайн интерьера должен помогать в работе, а не мешать ей. Важно, чтобы в кабинете не было элементов декора, предметов, стилистических решений, отвлекающих внимание, мешающих концентрации. Лучше использовать всего два-три акцента, чтобы подчеркнуть индивидуальность интерьера. Слишком большое количество таких акцентов будет выглядеть неуместным;
- соответствие интерьеру офиса в целом. Дизайн интерьера для кабинета руководителя разрабатывают с учетом того, как оформлены другие помещения в офисе — приемные и коридоры, рабочие кабинеты сотрудников, изолированные переговорные и т.п. Важно, чтобы оформление кабинета руководителя и других помещений в офисе имело общие черты — это акцентирует внимание на сплоченности компании, помогает сформировать единое, гармоничное пространство в офисе.
Большой опыт работы позволяет реализовать дизайн-проекты офисных центров любой сложности.
Организация рабочего места руководителя
Для каждого предприятия важна правильная организация места работы сотрудников. Оно является начальным звеном в производственной структуре компании, необходимым для управления, обслуживания или собственно производства.
Грамотная организация рабочего пространства позволяет максимально эффективно использовать труд, средства и орудия производства, что в конечном итоге отражается на экономических результатах функционирования предприятия.
Место для работы руководителя является многофункциональным помещением в компании, представляя собой не только место для работы руководства, но и территорию для встреч делового характера, переговоров, совещаний и отдыха.
Организация такого типа пространства и его оборудование необходимыми элементами является непростой задачей, предусматривающей для своего решения творческий подход. Существуют и общие принципы, позволяющие обустроить не только функциональный, но и комфортный кабинет.
Организация рабочего места руководителя
Сбор внутренней и внешней информации для принятия решения в том числе: — ознакомление с ходом работ на предприятии – участие в работе с клиентами (покупателями, заказчиками, агентами) – работа с корреспонденцией – разбор заявлений, жалоб 3.Планово-органи-зационная работа – установление целей, рассмотрение проектов планов и их утверждение – аналитическая работа и корректировка решений — работа по организации трудового процесса на предприятии – организационная работа по управлению товарными запасами – проведение различных организационно-технических мероприятий 4. Повышение своей квалификации в том числе: — чтение экономической, законодательной, технической, специальной, ведомственной литературы в служебное время –подготовка к совещаниям – повышение квалификации вне предприятия (посещение занятий на курсах, семинарах, по обмену опытом и др.) 5.
Проектирование рабочего места руководителя
Поэтому площадь рабочего помещения должна быть более 20 м2, а форма предпочтительно прямоугольная при соотношении сторон 2:1. Мебель следует подбирать не только с учетом антропометрических показателей, но и с учетом возможности ее рационального размещения и сочетания с другими элементами оформления.
Размещенные на рабочем столе компьютеры за счет специального программного обеспечения и терминального варианта устройства должны обеспечивать пользователю возможность оперативного получения данных о ситуации на любом участке компании и выхода на внешние информационные источники. Использование современных телефонных и громкоговорящих устройств для связи обеспечивает проведение дистанционных служебных совещаний с возможностью отключения абонентов по выбору или перевода в режим ожидания.
Показатели рабочего места Нормативные (рекомендуемые) требования Фактическое состояние рабочего места Отметка о соответствии нормам 1. Пространственная планировка рабочего места 1.1. Площадь кабинета1.2.
Форма кабинета 1.3. Высота потолка 1.4. Соотношение площади окон и площади пола 2. Санитарные требования 2.1. Средняя температура воздуха 2.2. кратность обмена воздуха 2.3.влажность воздуха 2.4.уровень шума 2.5. искусственное освещение 3.
Офисная мебель 3.1.рабочий стол 3.2.вспомогательный стол для установки персонального компьютера и средств связи 3.3. кресла и стулья 3.4. шкафы для хранения документов 3.5. средстваоргтехники 4. Средства психологической разгрузки 24 кв.м. (по СниП) прямоугольная с соотношением сторон 1:1,5 или 1:2 2,80 1:10 — для служебных помещений согл.
Размер стола имеет значение
Согласно деловому этикету, оптимальными вариантами офисной мебели считаются недорогие, статические столы. Однако, они больше подходят для оборудования рабочего места секретаря; комнат, занимаемых бухгалтерией и рядовыми менеджерами. Но никак не сочетаются с профессиональной деятельностью руководителя компании.
Кроме того, административные работники должны поддерживать постоянную связь с вышестоящими организациями. А значит, на настольной поверхности должны размещаться соответствующие телефонные аппараты. К тому же, в обязанности руководства входит контроль за всем происходящим на предприятии. Чаще всего он осуществляется посредством компьютерной техники.
Всю эту аппаратуру нужно рационально расположить на столешнице. Поэтому стол директора должен иметь достаточно широкую столешницу. При этом вовсе не обязательно, чтобы она была стандартной формы. Она может иметь криволинейный изгиб или оригинальную выемку. Наличие выкатной или приставной тумбочки поможет скрыть от посторонних взоров, не востребованные в данный момент времени аксессуары. Благодаря этому, помещение будет выглядеть опрятно, что, без сомнения, скажется на репутации его хозяина. Элегантные изделия подчеркнут успешность бизнес-компании и будут способствовать ее процветанию.
Компания Ergostol является производителем эргономичных столов для руководителей компании, поэтому приобретая у нас вы получаете качественный товар по лучшей цене.
Дизайн кабинета руководителя подразумевает разделение на зоны. Визуальное деление пространства будет способствовать порядку. Чтобы оформить каждую из зон, нужно уделить внимание таким нюансам:
- Зона для переговоров оснащается длинным столом и соответствующим количеством стульев. Часто ее размещают рядом с рабочим креслом руководителя, однако можно обустроить ее отдельно – в другой части кабинета.
- Рабочая зона директора – его место ежедневной работы. Это высокое удобное кресло из надежного обивочного материала. Возле стола расположены стеллажи и шкафы для документов. Место директора желательно сделать возле окна – естественный свет будет способствовать меньшей усталости глаз.
- Зона отдыха располагается в отдельной части помещения и может быть наглядно отделена. Для интерьера в кабинете применяют стационарные кресла с комфортными подлокотниками, небольшие кофейные столики.
Важно правильно организовать свет в рабочей зоне: кроме основной люстры не лишними станут точечные споты, которые можно настроить отдельно на каждое пространство. Изящные торшеры желательно расположить в зоне отдыха, где можно расслабиться в приглушенном свете.
Особенности дизайна маленького помещения офиса
Рациональная экономия небольшого пространства и дизайн офиса – трудная, но выполнимая задача. Грамотно спланировать организацию помещения, продумать рациональное использование каждого квадратного метра в стесненных пространственных условиях, привлекательно и стильно оформить интерьер, выделить зону приема и отдыха посетителей – сложно, но можно. Главное на начальной стадии планирования интерьера маленького офиса учесть мелочи. Тогда впоследствии не придется тратить на переделку лишние деньги и драгоценное время. Помощниками в этом станут опытные дизайнеры нашей студии, умеющие творчески решать подобные задачи. Они непременно предусмотрят в дизайн-проекте что-то из ряда вон выходящее, не отстающее от западной моды, не «перегружая» пространство лишними деталями.
Распорядительные документы
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е., от вышестоящего руководства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации и входящих в ее состав структурных подразделений, зависит общий результат работы.
Основаниями для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.
С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на:
1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (собранием, советом, правлением, правительством);
2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.
Распорядительный документ оформляется на общем или специальном бланке. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ правового акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы, или нормативные акты.
Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛА» – в решениях, «ТРЕБУЮ», «ПОРУЧАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, указаниях, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Так, модальные глаголы: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОРУЧАЮ» и другие принято выносить в отдельную строку и выделять прописными буквами (реже – в разрядку) для отделения двух частей друг от друга.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. Для каждого поручения указываются его исполнитель, срок исполнения. Предпоследним пунктом (при необходимости) указывается документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного распорядительного документа. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента подписания и доведения до сведения.
Постановление определено как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением высшими органами государственной власти своих полномочий.
Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ».
Решение – это также правовой акт коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решения.
Оформляются решения аналогично постановлениям, за исключением ключевого слова. В решениях используются слова «РЕШИЛ», «РЕШИЛА» или «РЕШИЛИ». Подписывается решение всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.
Глава 1. Рабочее место секретаря
Введение
Секретарь, помощник руководителя – это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.
В конце 80-х – начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии.
Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.
В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. Cовременный секретарь – «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.
Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.
За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.
Глава 1. Рабочее место секретаря
Секретарь
1.1. Приёмная офиса
Приемная офиса – это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной – это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.
Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.
Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.
Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.
Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная – место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.
Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.
Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.
Общая площадь приемной, где находится секретарь – референт, должна быть в пределах 12-16 кв. м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели и оборудованию;
2) расстановку мебели и оборудования;
3) потребность – в отдельных случаях – особых условий;
4) возможность установки вспомогательного оборудования.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.
Планировка и организация рабочего места
Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:
ü на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
ü каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
ü канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
ü все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
ü документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
ü документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
ü движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.