Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как предъявить претензию контрагенту-должнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Письмо-претензия не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению. Оно может составляться в свободном виде или по разработанному внутри предприятия шаблону. Тем не менее, существует ряд правил, которые в любом случае необходимо соблюдать в процессе его написания.
Письмо-претензия о некачественном товаре
В каких случаях составляется
Письмо–претензия о ненадлежащем качестве товара может направляться таким адресатам:
- поставщику в случае доставки товара, качеством не соответствующего договору;
- организации, продавшей товар ненадлежащего качества конечному потребителю.
Большинство таких документов направляется как раз в соответствии с защитой прав потребителей.
На какой результат рассчитано претензионное письмо
В такого рода документах всегда принято указывать, на что рассчитывает податель письма по отношению к адресату. Если речь идет о ненадлежащем качестве купленного товара, то, в зависимости от конкретной ситуации, у подателя письма есть выбор, который необходимо озвучить в документе:
- заменить некачественный товар на другой аналогичный, но надлежащего качества;
- заменить испорченный товар на такой же, но другой марки или артикула (по договоренности, с доплатой или без);
- уменьшить цену, уплаченную за товар, соразмерно с дефектами;
- бесплатно исправить недостатки, несовместимые с качеством товара;
- оплатить устранение дефектов в товаре, выполненное потребителем или сторонним лицом;
- вернуть все деньги, которые были уплачены за товар, возвратив его продавцу (расходы по возврату ложатся на продавца).
ВАЖНО! Необходимо соблюдать сроки подачи претензионного письма – для удовлетворения требований есть определенные временные рамки.
Дополнительные нюансы
Помимо озвученного требования, которое допускается Законом о защите прав потребителей, и обычных реквизитов. Обязательных для деловой переписки, в письме-претензии о некачественном товаре должны содержаться подтверждающие сведения. Они могут быть в виде приложений документов, свидетельствующих о факте оплаты товара и несоответствии качеству. Ими могут быть:
- копии чека, квитанции;
- технический паспорт на товар длительного пользования (копия);
- копия гарантийного талона на ремонт;
- акт об экспертизе технически сложного товара и др.
В: Куда направлять претензию, если по указанному в договоре поставки адресу контрагента нет?
О: Направляйте «Почтой России» ценным письмом с описью вложений по двум адресам — по указанному в договоре поставки и по адресу, содержащемся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Не забудьте сохранить все почтовые документы.
В: Если допущена просрочка по поставке товара, может ли покупатель требовать не только доставить товар, но и оплатить штраф?
О: Может. Размер зависит от указанных в договоре поставки размеров штрафных санкций. Если в договоре они не указаны — покупатель вправе взыскать убытки по ст. 15 ГК РФ, проценты по ст. 395 ГК РФ, а также расходы на оплату услуг юриста по составлению претензии.
В: Будет ли считаться соблюденным досудебный порядок, если претензию контрагенту направили Почтой России, но он ее не получил?
О: Будет, если у вас на руках есть почтовая квитанция и вы направляли документ ценным письмом с описью вложений. Риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по указанному договоре или в едином государственном реестре адресу, несет получатель.
В: Могут ли возникнуть проблемы при взыскании задолженности через суд, если товар приняло неуполномоченное лицо?
О: В случае отказа покупателя в суде от поставки вам придется доказывать, что в момент передачи товара у вас не возникло и не могло возникнуть сомнений в том, что принимающее лицо действовало без полномочий.
В: Удастся ли взыскать с поставщика перечисленный аванс, если он допустил просрочку по поставке?
О: Подготовьте претензию, укажите в ней требование возвратить вам предоплату. Можете также сообщить о намерении взыскать проценты за пользование чужими денежными средствами по статье 395 ГК РФ, которые начисляются на сумму предварительной оплаты с первого дня просрочки.
В: Что делать, если поставщик часть товаров не привез даже после предъявления ему претензии?
О: Вы можете приобрести эти товары у других лиц и требовать в суде с поставщика компенсации необходимых и разумных расходов. При необходимости в соблюдении досудебного порядка — не забудьте направить ему новую претензию с актуальными требованиями и выждать отведенный договором поставки срок для ответа или установленные законом 30 дней.
Порядок направления и рассмотрения претензий
Нельзя ответить на претензию до ее получения. Поэтому заявителю важно не только правильно оформить документ, но и подтвердить факт его отправки, получения (вручения). Составив претензию, можно:
- вручить ее второй стороне лично или уполномоченному представителю — на экземпляре заявителя должны поставить подпись или входящий (регистрационный) номер с датой;
- заказным письмом по почте — на руках останется квитанция с трек-номером, датой отправки документа;
- электронной почтой (если такой способ подачи претензии допускается договором) — для удостоверения подписи на электронном документе нужно использовать ЭЦП.
Нормы ГК РФ о просрочке
При определении того, допустил ли продавец просрочку при поставке товара, заказчику (покупателю) необходимо учитывать следующие требования законодательства.
Согласно статье 457 ГК РФ, срок исполнения продавцом обязанности передать товар покупателю определяется договором купли-продажи, а если договор не позволяет определить этот срок, в соответствии с правилами, предусмотренными статьей 314 ГК РФ. При этом, в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ (например, пункт 2 статьи 42), срок исполнения обязательств по контракту, в том числе срок или график поставки товаров, должен быть определен при проведении закупки и указан в извещении об осуществлении закупки и в документации о закупке.
Согласно статье 458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:
- вручения товара покупателю или указанному им лицу, если договором предусмотрена обязанность продавца по доставке товара;
- предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, товар готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче. Товар не признается готовым к передаче, если он не идентифицирован для целей договора путем маркировки или иным образом.
В случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.
Действия заказчика при просрочке поставщика
Соответственно, при просрочке поставщиком поставки товара заказчик должен
- установить факт просрочки поставки товаров
- определить стоимостной эквивалент товаров, поставленных с просрочкой
- определить, на какое количество дней допущена просрочка (при этом для разных товаров из ассортимента количество дней просрочки может быть различным. Например, предметом контракта является поставка до 1 сентября 15 ноутбуков. Из них: 5 ноутбуков поставлены и приняты заказчиком 30 августа (просрочки нет), 3 – 7 сентября (просрочка – 6 дней), 5 – 11 сентября (просрочка – 10 дней), еще 2 – 20 сентября (просрочка – 19 дней). Соответственно, по каждому товару, поставленному с просрочкой, размер пеней будет считаться отдельно, исходя из количества дней просрочки его поставки)
- исчислить пени, подлежащие уплате поставщиком
- направить поставщику требование об их уплате
- отразить начисленные пени в реестре контрактов (если сведения о данном контракте включены в реестр контрактов)
- предпринять меры по фактическому взысканию начисленных санкций.
Идеальная ситуация – если поставщик добровольно перечислит сумму пеней заказчику. На это идут очень немногие поставщики. Соответственно, заказчику необходимо самому, в одностороннем порядке, предпринять меры по фактическому взысканию суммы начисленных санкций. Возможны несколько вариантов:
- удержание суммы начисленных санкций из стоимости обязательств, подлежащих уплате заказчиком поставщику
- обращение взыскания на обеспечение исполнения контракта
- обращение в арбитражный суд с исковым требованием об уплате пеней – самый долгий путь
В случаях, когда у юридического лица в штате имеется юрист, то обязанность составления претензий обычно ложится на него. Иногда претензионную работу ведут бухгалтеры. Но если штат юридического лица или ИП совсем небольшой и бухгалтер приходящий, то для составления претензии придется приглашать стороннее лицо или попытаться составить ее самому.
На самом деле в вопросах составления претензии нет ничего сложного. Юристы обычно составляют претензии поставщику, исходя из правил составления договоров. Зачем они так усложняют простейшую, в общем то операцию, неизвестно, но вреда смыслу претензии это не наносит. Если говорить честно, то претензии вообще крайне сложно нанести какой-либо вред, потому что нет ни одного законодательного акта, который регламентировал бы форму претензии или ее структуру. А это значит, что писать ее можно как угодно, лишь бы она четко доносила мысль ее составителя.
Как составить и направить претензию по поставке?
В случае подготовки претензии по договору поставки, образец этого документа может существенно упростить задачу. Однако учтите, что не всем образцам претензий по неуплате по договору поставки можно доверять. Так, в Интернете встречаются претензии по договору поставки, подготовленные по законам РК (Республики Казахстан). Разумеется, их не следует использовать, если компании находятся в России.
Срок рассмотрения претензии потребителя
Законом не установлен специальный срок для предоставления ответа на претензию потребителя, но, в любом случае, ответ на требование покупателя должен быть предоставлен в пределах разумных временных рамок. Практика гражданских правоотношений свидетельствует о том, что срок для направления ответа на требование не должен превышать один месяц с момента его получения.
Между тем, следует отметить, что претензия направляется продавцу (исполнителю услуг) с целью разрешить спорный вопрос мирным путем, то есть, не прибегая к продолжительной и финансово затратной судебной процедуре. Результатом рассмотрения требования потребителя будет являться ответ продавца о товаре ненадлежащего качества. Ответ на претензию может содержать как согласие с доводами покупателя, так и отказ в удовлетворении его требований. Законом «О защите прав потребителей» ограниченно время на удовлетворение требований покупателей и, как правило, продавцу предоставлено менее тридцати дней для устранения выявленных недостатков. В подобной ситуации следует считать разумным срок ответа на претензию срок равный отрезку времени, отведенному на удовлетворение обоснованного требования потребителя.
Срок на удовлетворение требований по закону о защите прав потребителей
В соответствии со статьями 20 – 22 «Закона о защите прав потребителей» удовлетворение обоснованных требований потребителя производится в следующие сроки после получения претензии:
- незамедлительно. Минимальный срок устранения недостатков предусмотрен в случае необходимости проведения ремонтных работ. Стороны вправе соглашением определить конкретный период, отведенный на ремонт. Подобным договором не может быть установлен срок ремонта свыше 45 дней;
- 7 дней. В течение семи дней продавец обязан произвести замену товара при его наличии;
- 1 месяц. До одного месяца может быть продлен срок на замену товара, в случае его отсутствия в момент получения претензии;
- 10 дней. Указанный срок предоставляется продавцу для уменьшения покупной цены товара, возврата денежных средств, возмещения ремонта, произведенного за счет покупателя, а также возмещения убытков, вызванных у потребителя некачественным товаром.
Когда предъявлять претензию
Период, когда следует подавать письмо, нормативами чётко не определён. Поэтому оптимальнее всего прописать такие временные рамки в договоре. Если же такого пункта в соглашении нет, документация подаётся в разумные сроки. Как правило, они составляют 30 дней.
Лучше всего обратиться к нарушителю соглашения сразу же после выявления правонарушения. К примеру, если есть неудовлетворённость качеством товара, претензию можно подать:
- до окончания срока годности;
- пока не истечёт гарантийный срок;
- не позднее 2-х лет с момента приёмки;
- в иные временные рамки, предусмотренные нормативами.
Инициируя судебное разбирательство, не стоит забывать и о сроках исковой давности, которые в таком случае составляют 3 года.
Соблюдение сроков приемки товара
После поступления товара на склад получателя, он должен быть осмотрен и проверен на соответствие требованиям, указанным в договоре, в установленный законом либо договором срок, или в соответствии с обычаями делового оборота (п. 2 ст. 513 ГК РФ).
Соблюдать эти сроки нужно. Если не уведомить поставщика о поставке некачественного товара и отказе от поставленного товара, или направить такое уведомление по истечении длительного срока, суд посчитает договор поставки со стороны покупателя исполненным и откажет в удовлетворении предъявленных требований по качеству полученного товара (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 12.01.2011 № А45-6341/2010, постановление ФАС Уральского округа от 25.03.2008 № Ф09-735/08-С5 по делу № А60-3437/2007-С7).
В случае выявления товаров ненадлежащего качества необходимо незамедлительно письменно уведомить об этом поставщика.
Для предъявления претензий поставщику факт поставки некачественного товара необходимо документально оформить. В этом случае составляется акт приемки товаров по качеству. Для торговых организаций это форма № ТОРГ-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Если получен некачественный материал, составляется акт о приемке материалов по форме № М-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Составление акта о приемке товаров (материалов) по качеству производится специальной комиссией. В состав комиссии входят представители покупателя, поставщика (если это возможно), при необходимости привлекаются представители экспертной и незаинтересованной организаций. Акт подписывается всеми членами комиссии. Один экземпляр остается у получателя, второй направляется поставщику.
На основании составленного акта выставляется претензия поставщику в отношении полученных товаров ненадлежащего качества.
Претензия перевозчику выставляется в обязательном порядке (п. 1 ст. 797 ГК РФ). При этом нужно учитывать, что если претензия отклонена (полностью или частично) или не получен ответ на нее в установленный срок (30 дней), можно идти в суд (п. 2 ст. 797 ГК РФ).
Отметим, что если претензия перевозчику не была выставлена, покупатель лишается права на иск.
Ответ на досудебное заявление
Для потребителя важен сам факт получения ответа, независимо от того что там написано.
Если ответ положительный, хорошо, заявитель решил проблему и далее беспокоить сторону, оказывающую услуги, не будет.
Если в чем-то заявителя он не удовлетворяет – с момента его получения можно подавать иск в суд, последний необходимый документ у вас на руках.
Копии прочих документов вы уже послали ответчику, значит, теперь у вас на руках полный комплект, чтобы выиграть в суде.
Если сумма иска невелика, удовлетворить претензию для компании не составляет труда, лучший выход – удовлетворить ее, даже если клиент в чем-то не прав.
Как бы красноречиво и аргументировано вы не объяснили потребителю, в чем его ошибка, с момента получения им отрицательного ответа предприятие точно теряет данного клиента, а в дальнейшем – большинство его знакомых.
Слухи, что фирма кого-то «кинула», будут расходиться кругами и принесут гораздо больше ущерба, чем выплата скромной суммы покупателю.
А если это ветеран, пенсионер, гражданин, который готов судиться за каждую копейку годами – нет сомнения, что он выиграет у компании суд. Возьмет измором.
Зарубежные магазины не просто сразу же возвращают товары, они еще премию покупателям выплачивают за молчание.
Иностранцы страхуют в своих странах практически все свое имущество и иные жизненные блага.
У наших СК почти ни на что, кроме обязательного ОСАГО, уговорить людей не получается, поскольку клиенты просто не верят в какие-то реальные выплаты на горьком примере своих родственников и соседей.
Наши страховые компании доказали это своим удивительным стремлением любыми способами доказать, что они своим клиентам не должны ничего ни в каком случае.
Однако, если претензия явно несправедлива, и ее удовлетворение может нанести серьезнее убытки компании, надо в кратчайшие сроки писать грамотный и обоснованный ответ в установленные.
В последнее время появились профессиональные склочники, которые готовы судиться неограниченно долго по любому вопросу, зная, что у деловых людей столько времени для этого нет, и в итоге они все равно пойдут на уступки.
Поэтому при подготовке ответа на претензию на досудебном этапе компании лучше сразу заказать независимую экспертизу и ее итоги изложить в ответе чтобы уложиться в срок. Надо дать также подробное исчерпывающее разъяснение по каждому вопросу.
Суд, несомненно, это учтет.
Если же спор идет по нормам гражданского права между равными субъектами, например, в строительстве между подрядчиком и заказчиком, никакие приведенные выше аргументы не должны приниматься во внимание.
В этом случае необходимо тщательное соблюдение сторонами всех правовых и технических норм.
И чем более взыскательно стороны будут другу к другу относиться, тем лучше в итоге будет результат.
Даже если стороны всецело доверяют партнеру, в договоре следует отразить малейшие нюансы возможных разногласий, таких как своевременность ответа на претензии.
Согласие в установлении сроков и строгое соблюдение их сторонами, несомненно, укрепит отношения партнеров.
Требования потребителя, сроки рассмотрения и претензионный порядок
Как правило, требования потребителя могут быть абсолютно разные, это требования о замене товара, о возврате денег за товар, а также об уменьшении покупной цены.
Теперь по порядку:
- Требование о замене товара должны выполняться продавцом в течение 7 дней с момента предъявления данного требования, но как мы все знаем на основании пункта 5 статьи 18 «Закона о защите прав потребителей» продавец имеет право назначить проведение экспертизы качества товара и в случае если данная экспертиза будет назначена, то в такой ситуации срок удовлетворения требований потребителя растягивается на 20 дней с момента предъявления требования о замене товара. Также на основании пункта 1 статьи 21 «Закона о защите прав потребителей» в случае если на момент предъявления требования потребителя о замене товара у продавца отсутствует необходимый для замены товар то в такой ситуации срок замены товара, может быть, растянут по закону до 1 месяца;
- Потребитель имеет полное право на основании пункта 1 статьи 18 «Закона о защите прав потребителей требовать устранения недостатков в товаре, то есть произвести его ремонт и такое требование может быть выполнено незамедлительно. На самом деле для устранения недостатков в товаре требуется минимальный объективный срок, который необходим для такого устранения и проведения соответствующего ремонта. В любом случае на основании пункта 1 статьи 20 «Закона о защите прав потребителей» срок устранения недостатков не может превышать 45 дней. Срок устранения недостатков может быть определён соглашением сторон и может составлять менее 45 дней, но в том же самом соглашении как я говорил выше срок устранения недостатков по гарантии не может превышать 45 дней. Если ремонт уже длится более 45 дней и в сервисном центре вам говорят о том, что нет в наличии запчастей детали заказа, но ещё не пришли, заболел какой-либо мастер, либо нет времени, то в такой ситуации это факт нарушения ваших прав, а если сроки ремонта товара по гарантии нарушены то на основании пункта 1 статья 18 «Закона о защите прав потребителей» Вы имеете полное право отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы в полном объеме;
- Требование о снижении покупной цены товара или возмещения расходов на исправление недостатков товара своими силами, а также возврат уплаченной за товар денежной суммы, либо возмещения убытков которые были причины вам по причине продажи товара ненадлежащего качества, продавец обязан выполнить течение 10 дней с момента предъявления данных требований, на основании статьи 22 «Закона о защите прав потребителей». Причём как я говорила выше все требования необходимо предъявлять продавцу в письменной форме, то есть в претензионном порядке.
Ориентировочные сроки возврата денежных средств после написания претензии
Для того, чтобы потребителю получить назад предоплаченные ранее денежные средства за непоставленный товар, он должен иметь в виду, что поставщик может оказаться добросовестным и начнёт производить выплаты сразу после получения бумаги, а может быть на грани банкротства, либо и вовсе оказаться мошенником, что сильно отодвинет срок возврата средств. В связи с этим покупателю стоит готовиться к следующим возможным сценариям последующих событий:
- Поставщик перечисляет всю требуемую сумму вместе с неустойкой в кратчайшее время, так как он дорожит своим авторитетом и добрым именем, а несвоевременная отгрузка была всего лишь исключением из общих регламентов конторы.
- Он находится в трудной материальной ситуации и не имеет возможности вернуть все деньги сразу, предлагая график рассрочки платежей, например, равными долями на протяжении 3, 6, 12 и т. д. месяцев в зависимости от суммы.
- Продавец может вовсе не располагать свободными деньгами, так как у него арестованы счета или он на грани банкротства. В то же время он не имеет возможности поставить продукцию. В таком случае, скорее всего, он будет предлагать покупателю забрать тот товар, что есть у него в наличии на складе, а согласиться на подобную альтернативу или нет – дело уже самого потребителя.
- В исключительных ситуациях, которые в условиях затяжного экономического кризиса имеют место всё чаще, поставщик может просто проигнорировать претензию, что заставит покупателя обратиться с иском в арбитраж. Орган судебной власти рассмотрит иск с приложенной к нему претензией и начнёт разбирательство по делу.
Какой срок направления поставщику претензии по качеству товара
Поставщик (грузоотправитель) в тридцатидневный срок с момента получения образцов (проб) обязан исследовать их в своей лаборатории и сообщить покупателю результаты исследований.
Если покупатель не согласен с результатами исследования в лаборатории поставщика, то образцы (пробы) передаются поставщиком (изготовителем) на исследование в профильный научно-исследовательский институт (пункт 4. 7). о исполнение договора истец 23. 05. 2003 принял на складе ответчика 6539 погонных метров труб на сумму 341335 рублей 80 копеек. Инфо Истец известил ответчика о ненадлежащем качестве труб претензией от 21. 04. 2004, так как окончательный состав убытков стал известен в феврале 2004 года, а акт приемки, осмотра и выборочных испытаний возвращенных теплоотдающих элементов составлен 11. 03. 2004. В силу статьи 483 Гражданского кодекса Российской Федерации несоблюдение покупателем срока извещения о нарушении договора