Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подтвердить стаж, если трудовая не сохранилась. Делимся рабочей инструкцией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Для назначения пенсионного обеспечения по достижению
определенного возраста или по выслуге лет гражданин должен подтвердить свой
трудовой (страховой) стаж.
Все сведения об отработанном периоде фиксируются в
трудовой книжке. Однако на практике бывают случаи, когда документ был потерян
или внесенные данные не верны.
Что делать в таких ситуациях и как подтвердить
свой трудовой (страховой) стаж?
- В Пенсионном фонде предлагают рассматривать два
варианта действий: если необходимо восстановить данные о стаже и зарплате до
2002 года и после 2002 года. - Стаж и зарплата до 2002 года
- Подтвердить свой трудовой стаж и зарплату до 2002 года
можно, обратившись в территориальное подразделение Пенсионного фонда по месту
жительства с предоставлением дополнительных документов.
Согласно Постановлению Правительства РФ «Об
утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления
страховых пенсий» от 02.10.2014 № 1015, трудовой (страховой) стаж можно
подтвердить записями, сделанными в трудовой книжке, а в случае ее отсутствия в
следующих документах:
- – трудовые договоры;
- – выписки из приказов;
- – справки, выданные работодателем;
- – лицевые счета работника и ведомости о выданной
заработной плате; - – ведомости, подтверждающие факт уплаты обязательных
платежей в налоговые инстанции; - – иные документы, которые содержат сведения о периодах
работы.
Эти документы могут находиться “на руках” у самого
гражданина. Если они отсутствуют, то стоит обратиться к работодателю того
периода, который учтен неправильно или не зафиксирован вообще. После получения
соответствующего заявления от работника о выдаче сведений работодатель обязан в
течение трех дней предоставить заверенные копии справок.
* Специалисты пенсионного фонда рекомендуют начинать
поиск пропавших документов в том случае, когда гражданин был оформлен официально
и получал так называемую “белую” зарплату.
В 90-е годы в стране была очень
распространена ситуация, когда работодатель выдавал своим подчиненным “серую”
зарплату и не платил обязательные страховые взносы в Пенсионный фонд.
Как восстановить, если место работы не менялось
Если место работы не менялось, сотрудник может восстановить сведения из испорченной или потерянной ТК, обратившись в отдел кадров своего предприятия. Такой процесс восстановления считается наиболее простым и быстрым, не требующим от физического лица дополнительных затрат времени и сил.
Во время оформления дубликата документа вносят:
- первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
- основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
- развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
- информацию о наградах или поощрениях.
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери?
Как и где получить дубликат трудовой книжки после утери? Самым легким и быстрым способом, а также бесплатным является визит в отделение МФЦ или ПФР.
Первое, что рекомендуется сделать, – это собрать сведения по поводу пакета документов, который будет необходим для восстановления утерянной ТК. Существенным плюсом в данном вопросе является универсальность собранных бумаг. Куда бы вы ни обратились, от вас потребуется:
- паспорт РФ;
- номер страхового счета;
- новая трудовая книжка;
- копия старой ТК (если есть);
- заявление с просьбой восстановить документ.
Если пенсионер потерял трудовую книжку что делать
Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия.
Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии.
Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.
А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Как восстановить, если место работы не менялось
Если место работы не менялось, сотрудник может восстановить сведения из испорченной или потерянной ТК, обратившись в отдел кадров своего предприятия. Такой процесс восстановления считается наиболее простым и быстрым, не требующим от физического лица дополнительных затрат времени и сил.
Во время оформления дубликата документа вносят:
- первое, что невозможно не заметить, – это отметка на главной странице (в правом верхнем углу) со словом «Дубликат»;
- основные сведения о сотруднике, которые выписываются из предоставленного им свидетельства, удостоверяющего личность, документов, свидетельствующих о получении высшего, среднего или технического образования;
- развёрнутые сведения о работе, содержащие все переводы, увольнения, замечания с внесением в книжку и т. п.;
- информацию о наградах или поощрениях.
Необходимые документы
Действующее законодательство не определяет, какие конкретно бумаги должны быть предоставлены для выдачи дубликата. Пакет необходимой документации меняется в зависимости от ситуации – в скольких местах человек трудился до момента утери ТК.
Из документов необходимо подготовить только заявление о выдаче новой книжки. Вся остальная информация, которая нужна для оформления дубликата (должность заявителя, дата приема на работу и пр.), уже есть в распоряжении отдела кадров.
Заявление об оформлении дубликата необходимо дополнить:
- Справками с предыдущих мест работы. Они должны содержать дату начала трудовых отношений и увольнения, должность и номер приказа.
- Заверенной копией ТК (если она есть).
- Другими документами, подтверждающими стаж – выписками из приказов о приеме в организацию, увольнении, договорами с работодателями и др.
- Справками из архива. Они потребуются, если предприятие уже прекратило работу.
- Справками из ПФ, если нет других вариантов подтверждения стажа.
Утеря трудовой книжки из-за работодателя
Утеря трудовой книжки из-за работодателя может быть связана с разными причинами, например, вследствие пожара на предприятии, ограбления, недобросовестного хранения документов и потери их в процессе переезда организации в другое помещение.
Тогда ответственность за весь процесс восстановления ТК целиком и полностью возлагается на работодателя. От сотрудника не требуется предоставления укомплектованного пакета документов или составление заявления с прощением сделать дубликат.
Если по каким-либо причинам (стихийные бедствия, непредвиденные ситуации) ТК всех сотрудников организации были потерны, должна быть создана специальная комиссия, для обращения на предприятия, на которых ранее работали сотрудники, с запросами о предоставлении архивных справок и всех требуемых сведений.
Заявление на восстановление
Строгой формы написания и составления заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрено. Но оно должно быть написано корректно, без ошибок. Заявление подается работодателю по последнему месту работы человека. В первом абзаце заявления человек должен написать наименование последнего места работы, во втором – основание обращения за дубликатом этого документа: кража, непригодность и т.д. Факт кражи не должен подтверждаться документально, но в случае порчи книжки, ее можно приложить к заявлению. В третьем абзаце работодателю следует напомнить, что ему отводится 15 дней чтобы сделать сотруднику предприятия дубликат документа.
Чтобы избежать неприятностей, связанных с написанием, вручением заявления работодателю, заявление отпечатывается в нескольких экземплярах. Один вручается секретарю, второй остается у заявителя. На этом экземпляре делается пометка о вручении, на документе проставляется дата принятия заявления работодателем.
Если секретариат предприятия не принимает заявление от гражданина, отказывается делать пометку о вручении, документ может быть отправлен почтой с уведомлением о вручении.
ВАЖНО: если дубликат делается работодателем, с кем у работника заключен текущий трудовой договор, дубликат трудовой книжки выдается только при увольнении.
Если предприятие ликвидировано, восстановить трудовую книжку также возможно. И здесь человек может действовать при помощи нескольких вариантов:
- обращение в ПФР;
- обращение в Государственный Архив;
- заявление в судебный орган.
Для восстановления трудового стажа человек может обратиться в местное подразделение Пенсионного Фонда. Запрос отправляется в форме письменного документа, лично. Через 10 дней с даты получения запроса ПФР должен выдать справку об имеющемся у человека трудовом стаже, периодах работы заявителя. Эта услуга бесплатная.
Как еще можно подтвердить стаж для пенсии?
Стоит отметить тот факт, что даже если человек разобрался с тем, как можно восстановить трудовую книжку, впоследствии дубликат будет включать в себя не все места его работы, но при этом данная книжка представляет собой основной документ, являющийся подтверждением трудового стажа.
Если сотруднику оформляется дубликат этого документа, в него могут вноситься далеко не все сведения касательно того, где он работал и на протяжении какого срока. К примеру, если на момент оформления такого дубликата сотрудником не была предоставлена определенная документация, подобные данные не проставляются.
При этом, разбираясь в том, как работодателю восстановить трудовую книжку своего сотрудника, не стоит забывать о том, что внесение каких-либо записей о предыдущих местах работы задним числом запрещено в соответствии с действующим законодательством, вследствие чего достаточно часто происходит такая ситуация, когда дубликат трудовой книжки включает в себя неполный перечень сведений.
Потерянная трудовая книжка – что делать
Трудовая на бумажном бланке может быть утеряна или испорчена как по вине работника, так и из-за халатности работодателя. Еще одна причина – наступление чрезвычайной ситуации, в результате которой возможна массовая утеря документов (пожар, наводнение и т.п.). Если к утере или порче трудовой причастен работодатель, он и должен направлять запросы и собирать данные для дубликата. Если трудовая исчезла вследствие действий самого работника, поиском информации о прошлых периодах трудоустройства занимается владелец документа, при этом работодатель может содействовать ему.
Можно ли восстановить трудовую книжку? Можно, но новый бланк будет выдан с пометкой «дубликат». В него могут войти не все сведения, содержавшиеся в первоначальном документе, так как для каждой записи надо собрать документальное обоснование, что не всегда возможно.
Восстановление трудовой книжки производится одним из нескольких способов:
- Обращение к своему последнему работодателю. Именно он заводит дубликат и вносит в него все имеющиеся данные.
- Если предыдущий работодатель отсутствует (например, предприятие ликвидировано), при устройстве на работу можно оформить новую трудовую книжку, но в нее вписываются данные только о текущем месте работы, выдача дубликата в такой ситуации законодательством не предусмотрена.
- Обращение в Пенсионный фонд РФ.
- Сбор данных через архивы.
- Судебный порядок восстановления трудового стажа.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Восстановление трудовой книжке при потере работником
Трудящийся, лишившись данного документа, часто просто заводит новую книжку, когда записи в потерянной немногочисленны. Однако лучше восстановить все записи о местах работы, так как без этих данных утрачиваются годы, зачисленные в стаж.
Порядок действий работника таков:
- Подача заявления работодателю об оформлении дубликата ТК;
- Самостоятельный сбор справок о трудовой деятельности в предыдущих фирмах или заказ справки в ПФР.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна: немедленное реагирование работника
Трудовым книжкам посвящено множество нормативно правовых актов. Все они рассказывают о правилах заполнения книжек, о правилах их выдачи или же хранения (см. тут). Все эти правила показывают важность документа, с которым мы имеем дело.
Поэтому, если в вашей жизни случилась ситуация, что вы не можете отыскать трудовую или совершенно четко осознаете, что вы ее потеряли – вам необходимо срочно предпринимать соответствующие меры, в противном случае, такое поведение чревато последствиями не самыми приятными для вас. Далее мы узнаем, что делать если потерял трудовую книжку и как происходит оформление дубликата.