Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить финансовую поддержку мобилизованного сотрудника?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Материальную помощь работникам оказывают за счет чистой прибыли. Так как чистая прибыль организации принадлежит учредителям, то именно они принимают принципиальное решение об использовании ее части на всевозможные выплаты. В том числе, на выплату работникам материальной помощи, премий и т. д.
Принципиальное решение принимают учредители
К сведению
Если у предприятия единственный учредитель, то должно быть составлено решение об использовании чистой прибыли, в том числе, на выплату материальной помощи (п.3 ст. 47 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, ст. 39 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ).Если в организации несколько учредителей (участников или акционеров), то итоги общего собрания должны быть оформлены протоколом (ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Федерального закона от 08.02.1998 №14-ФЗ). Протокол общего собрания в ООО может быть составлен в произвольной форме, в то время как протокол в акционерных обществах должен включать в себя обязательные реквизиты (п. 2 ст. 63 Федерального закона от 26.12.1995 №208-ФЗ, п. 4.29 Положения, утв. Приказом ФСФР России от 02.02.2012 №12-б/пз-н).
Только после того как деньги на выплату материальной помощи выделены, руководитель организации может принимать решение о ее адресном использовании (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
К сведению
Материальная помощь – это выплата, производимая организацией в пользу физических лиц. В том числе, сотрудников, их родственников и посторонних людей. Выплата материальной помощи может быть связана с рождением ребенка, смертью члена семьи, очередным отпуском, профессиональным праздником и т.д.
Налогообложение материальной помощи
Когда работодатель принимает решение выплатить работнику деньги, ему важно понимать, что с налогами. Выплата материальной помощи не уменьшает налоги независимо от суммы. А страховыми взносами ее не облагают только в некоторых случаях. Поэтому, когда работодатель выплачивает матпомощь работнику, он может оказаться должен еще и бюджету.
Если работодатель отказывает в выплате материальной помощи, это может быть связано с тем, что у него нет денег, с которых уже уплачены налоги и которыми можно распоряжаться свободно.
Налог на прибыль. Работодатель на общей системе налогообложения не учитывает матпомощь в расходах при расчете налога на прибыль.
А работодатель на упрощенке не учитывает материальную помощь в расходах, так как она не входит в закрытый перечень расходов.
Страховые взносы. Материальная помощь, которую выплачивают в определенных обстоятельствах, не облагается страховыми взносами и взносами на травматизм.
Это, например, выплаты:
1. в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством, а также людям, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;
2. работнику в связи со смертью члена его семьи;
3. родителям, усыновителям, опекунам, но не более 50 000 Р на каждого ребенка;
4. работникам в сумме не более 4000 Р на одного работника за год.
Выплаты бывшим работникам и другим лицам, которые не являются работниками, в перечисленных ситуациях тоже не облагаются страховыми взносами.
В остальных случаях на материальную помощь начисляются взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование.
Чтобы получить материальную помощь на работе
- Убедитесь, что работодатель оказывает такую поддержку, и выясните условия.
- Соберите документы, которые подтверждают обстоятельства, в связи с которыми вы просите материальную помощь.
- Напишите заявление и приложите к нему подтверждающие документы.
- Если все сделаете правильно, как предусмотрено в документах организации, руководитель рассмотрит вашу просьбу и, возможно, издаст приказ о выделении помощи.
- Вы можете просить оказать материальную помощь и тогда, когда она не предусмотрена документами компании. В этом случае руководитель может отказать, а может согласиться оказать помощь.
Как составить документ
Документ выпускается по воле работодателя, если сотрудник направил в его адрес соответствующее заявление. В нем необходимо указать конкретную ситуацию.
В качестве оснований для выплат следует предоставить копии документов, например:
- Чеки с расходами на лечение, покупку лекарств.
- Свидетельства о браке, рождении ребенка.
- Справки о беременности из медучреждения.
- Документы, подтверждающие форс-мажорные обстоятельства (пожары, затопление, потерю имущества и т. п.).
- Свидетельство о смерти.
- Другие, имеющие отношение к ситуации.
Форма официально не утверждена, но в документе следует обязательно указать следующие данные:
- наименование работодателя (организации или ИП);
- реквизиты по правилам делопроизводства;
- отсылки к нормативным актам;
- основание для оказания финпомощи;
- данные сотрудника (Ф.И.О. и должность);
- сумма;
- сроки выплаты;
- приложения (заявление и копии документов, подтверждающих основания);
- Ф.И.О. ответственного исполнителя, дата вступления в силу и прочие сведения, применяемые в документообороте.
Документы и основания для составления приказа об оказании и выдаче помощи
Перечень оснований и порядок выделения помощи должны определяться положением, действующим в организации. При этом заинтересованному работнику потребуется подать заявление с просьбой оказать необходимую помощь, а также документы, подтверждающие факты, которые легли в его основу.
Причина подобной бюрократической проволочки не в отсутствии доверия к работнику, а в требованиях ст. 217, 422 НК РФ, которые определяют перечень ситуаций, когда налог (страховые взносы) с подобных выплат не взимается. Например, при рождении ребенка согласно п. 8 ст. 217 НК РФ администрация организации может без начисления НДФЛ выплатить работнику до 50 000 руб.
Как мы уже сказали выше, материальная помощь – это экстраординарная и не регламентированная законом выплата, производимая работодателем по результатам субъективной оценки оснований заявления.
В случае если материальные возможности предприятия позволяют оказать материальную помощь, а основания, указанные в заявлении, являются существенными, работодатель удовлетворит заявление и издаст соответствующий приказ.
Отказ в выплате материальной помощи может стать основанием для трудового спора только в случае, если обязанность работодателя оказывать эту помощь:
- включена в условия трудового договора, индивидуального или коллективного;
- установлена Законом РФ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
- Мы выяснили, как получить материальную помощь на работе. Для этого потребуется:
- желание работодателя;
- утверждённый нормативный акт предприятия.
Основания издания приказа о выделении материальной помощи
Непосредственным основанием для предоставления материальной помощи служит соответствующее заявление работника, хотя законодатель не устанавливает ограничений на оказание данной помощи и по инициативе работодателя. Конкретное же документальное основание оказания социальной помощи зависит от вида обстоятельств, предоставляющих работнику в соответствии с локальным правовым актом (в том числе коллективным договором, согласно ст. 40 и 41 ТК) право на ее получение.
В частности, обоснование могут служить:
- документы, подтверждающие расходы на медицинское лечение (абз. 1 п. 10 ст. 217 НК);
- свидетельство о рождении ребенка (когда помощь оказывается в связи с пополнением в семье);
- свидетельство о регистрации брака (при осуществлении выплаты в связи со вступлением в брак);
- платежные документы, подтверждающие покупку лекарственных препаратов, и соответствующее назначение лечащего врача (абз. 5 п. 28 ст. 217 НК);
- справки и иные письменные свидетельства чрезвычайного происшествия (пожара, наводнения, урагана, техногенной катастрофы и т. п.);
- свидетельство о смерти (при оказании помощи по случаю гибели члена семьи).
Как видите, приказ об оказании материальной помощи сотруднику организации не имеет утвержденной формы, но его издание должно соответствовать внутренним правилам, установленным на предприятии. Кроме того, документ не должен противоречить действующему законодательству. Именно поэтому при отсутствии практики издания подобных актов целесообразно во избежание правовых ошибок воспользоваться при его составлении заведомо грамотным образцом.
Если работнику нужно помочь материально
Многие работодатели время от времени оказывают финансовую поддержку сотрудникам. Выясним, как оформляется материальная помощь, чем облагается и отражается ли в налоговом учете при УСН
Материальная помощь выплачивается работникам по желанию работодателя и при наступлении определенных событий: свадьбы, рождении ребенка, смерти родственника и т. д.
Другими словами, именно руководитель организации или индивидуальный предприниматель решает, когда, кому и в какой сумме она полагается. Материальная помощь относится к непроизводственным выплатам, носит единовременный характер и не связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.
Документальное оформление
Чтобы получить материальную помощь, работник должен написать заявление и указать в нем событие, в связи с которым он рассчитывает ее получить. К нему прикладываются документы, подтверждающие наличие особых обстоятельств.
Получив заявление, руководитель выносит решение о выплате или невыплате материальной помощи. При положительном ответе на основании заявления издается приказ о выдаче помощи. Унифицированной формы приказа не существует, поэтому он составляется произвольно. Обязательными реквизитами этого приказа является размер денежной суммы, полагающейся сотруднику, и срок ее выплаты.
Образцы заявления и приказа представлены на рис. 1 и 2.
Некоторые организации выплачивают материальную помощь работникам за счет нераспределенной прибыли прошлых лет. Напомним, что право распределять ее, в том числе и на выплату помощи, есть только у общего собрания учредителей, участников и акционеров (подп. 3 п. 3 ст. 91 и подп. 4 п. 1 ст. 103 ГК РФ).
Поэтому решение о распределении прибыли для выплаты материальной помощи (непосредственно какому-то работнику или путем создания фонда для выплаты помощи) принимает общее собрание участников или акционеров, и оно отражается в протоколе собрания.
Налог на доходы физических лиц Согласно пункту 5 статьи 346.11 НК РФ «упрощенцы» не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов. Нужно ли исчислять и удерживать НДФЛ с материальной помощи? Не облагается НДФЛ сумма помощи, не превышающая 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). А вот с превышения придется платить налог в общем порядке. Обратите внимание: это касается даже тех случаев, когда финансовая поддержка оказывается бывшим сотрудникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.
- Также не облагается материальная помощь, выплаченная:
- — в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством, а также гражданам — членам семей лиц, погибших в результате указанных событий, в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда их здоровью;
- — членам семьи умершего работника или бывшего работника, вышедшего на пенсию;
- — работнику или бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена его семьи;
— работникам (родителям, усыновителям и опекунам) в течение первого года после рождения (усыновления или удочерения) ребенка, но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.
— гражданам, пострадавшим от террористических актов в России, и членам семьи лиц, погибших в результате таких действий.
До 2010 года срок оказания финансовой поддержки в связи с рождением (усыновлением или удочерением) ребенка был не ограничен. То есть когда бы ни была произведена выплата, не превышающая 50 000 руб.
Если работнику нужно помочь материально
Многие работодатели время от времени оказывают финансовую поддержку сотрудникам. Выясним, как оформляется материальная помощь, чем облагается и отражается ли в налоговом учете при УСН
Материальная помощь выплачивается работникам по желанию работодателя и при наступлении определенных событий: свадьбы, рождении ребенка, смерти родственника и т. д.
Другими словами, именно руководитель организации или индивидуальный предприниматель решает, когда, кому и в какой сумме она полагается. Материальная помощь относится к непроизводственным выплатам, носит единовременный характер и не связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.
Документальное оформление
Чтобы получить материальную помощь, работник должен написать заявление и указать в нем событие, в связи с которым он рассчитывает ее получить. К нему прикладываются документы, подтверждающие наличие особых обстоятельств.
Заявление на материальную помощь в связи с трудной жизненной ситуацией
Работодатель имеет право оказывать материальную поддержку сотрудникам в любых жизненных перипетиях, хоть и не обязан этого делать. Его добрая воля должна найти отражение в локальной документации организации: закон разрешает определять параметры такой помощи самостоятельно, главное, не противоречить Трудовому и Налоговому Кодексу РФ. О чем следует помнить работодателю и сотруднику в связи с материальной поддержкой:
- выплата помощи не может быть постоянной, эта выплата единовременного и индивидуального характера;
- превышение суммы в 4000 руб. в год ведет к обязательному отчислению с нее процента в социальные фонды;
- сумма к выплате устанавливается исключительно работодателем и не может быть оспорена.
Уведомить работодателя о жизненных трудностях, для преодоления которых нужна финансовая поддержка, следует в письменной форме. Заявление подается на имя руководителя организации. В нем нужно разъяснить причину просьбы о помощи, подкрепив ее документальными свидетельствами. Работодатель может и сам предложить сотруднику помощь, но заявление все же лучше написать.
Сумма рассчитывается в зависимости от понесенных на преодоление трудностей расходов (их, естественно, нужно подтвердить).
Трудной считается жизненная ситуация, в которой в результате малообеспеченности может нарушиться жизнедеятельность сотрудника или его семьи. К таким обстоятельствам закон относит:
- появление на иждивении родственника старше 65 лет или достижение этого возраста самим сотрудником;
- трудности в поиске трудоспособным членом семьи работы (присвоение ему статуса безработного);
- наличие в семье маленьких (несовершеннолетних) детей или одного ребенка;
- инвалидность одного из членов семьи.
Некоторые работодатели разрешают не расписывать трудности в заявлении, ограничивая заявителя обтекаемой формулировкой «в связи с тяжелым материальным положением».
Приказ о выплате материальной помощи
В кадровых документах организаций можно встретить приказ о выплате материальной помощи. Хотя Трудовой кодекс и иные законы прямо не регулируют оказание такой помощи работнику. Не закреплены ни основания издания приказа, ни размеры помощи (не касается государственных организаций).
Обычно работодатель выплачивает материальную помощь в 2 случаях – приятные события (рождение ребенка, вступление в брак и т.п.) и, наоборот, печальные (смерть близкого родственника, болезнь, затруднительное материальное положение). Мы разместили пример приказа о выплате материальной помощи для использования в текущей деятельности.
- Скачать образец:
- Приказ о выплате материальной помощи (общий образец)
- Приказ о выплате материальной помощи с рождением ребенка
- Приказ о выплате материальной помощи со смертью работника
Общество с ограниченной ответственностью «Круг» (ООО «Круг»)
ПРИКАЗ №55-к
г. Москва
«10» июля 2021 года
Об оказании материальной помощи секретарю Ивановой М.С.
В соответствии с п. 10.1 Коллективного договора, Положением об оказании материальной помощи ООО «Круг», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В связи с рождением ребенка оказать материальную помощь в размере 40000 (Сорок тысяч) рублей секретарю Ивановой М.С. 2. Выплатить материальную помощь перечислением на банковский счет Ивановой М.С. в срок, установленный для выплаты заработной платы. 3. Контроль за исполнением возложить на главного бухгалтера Скворцову Н.М.
Основание: копия свидетельства о рождении ребенка (Иванова С.А.), заявление Ивановой М.С.