5.2 Изложение текста документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5.2 Изложение текста документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Типичные проблемы при оформлении таблицы в курсовой

2. Внутреннее наполнение таблицы

3. Как составить документ для нескольких адресатов

4. Если документ содержит коммерческую тайну

5. Правила оформления введения

6. Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг

7. Частые проблемы и как их избежать

8. Оформление таблиц и рисунков в диссертации по ГОСТу

9. Где и как располагать графический материал к ВКР?

10. Общие правила оформления таблиц в дипломе

В курсовом проекте важна систематизация. Все должно быть разложено по полочкам, ведь во-первых, вам самим будет так проще писать, а во-вторых, вашему научного руководителю будет ее проще проверить.

Типичные проблемы при оформлении таблицы в курсовой

Нередко студенты сталкиваются с трудностями при оформлении в курсовой работе таблицы по ГОСТу. Приведём самые частые проблемы, на которые стоит обратить внимание:

слишком большое количество строк, не позволяющее удобно разместить таблицу на одной странице;
слишком большое количество столбцов, которое возникает, если таблицу сперва создали в Excel, а потом перенесли в Word;
забыть, как правильно обозначать таблицы в курсовой;
при разрыве таблицы не указывать заголовки и подзаголовки;
не помнить, какой шрифт применяли во всей работе и использовать другой;
сокращать слово «Таблица» в подписи;
использовать заливку, чтобы выделить заголовки в таблице;
не делать сноски на таблицу в курсовой, которая расположена в «Приложении».

Внутреннее наполнение таблицы

Самое важное правило оформления курсовой — это соблюдение единого формата оформления всех ее элементов. Если вы пишите работу, используя шрифт Times New Roman 14 шингла, то и в таблице все должно быть написано именно им. Шингл, т. е. размер шрифта, можно иногда менять, если текста в таблице много и его нужно постараться в нее поместить.

Также помните о том, что каждая строка и столбец должны иметь свое название. Его нужно писать с заглавной буквы, точку же в конце ставить не надо. Подзаголовки в таблице пишутся с маленькой буквы и точки тоже не ставятся.

Чтобы визуально разделить заголовок и подзаголовок можно использовать центрирование: например, заголовок разместить посередине, а подзаголовок ориентировать по левому краю.

Одна из очень частых проблем — это систематическое повторение некоторых слов в таблице, которые забирают на себя много места. Чтобы этого избежать, можно заменить повторяющееся слово на кавычки.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
Соблюдение полей:

20 мм – верхнее и нижнее;
10 мм – правое;
20 мм – левое;
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

Межбуквенный интервал – обычный;
Единичный пробел между словами;
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» Стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Правила оформления введения

При оформлении введения необходимо прописать и раскрыть следующие пункты:

Актуальность выбранной темы — это аргументация важности и обоснованности выбранной вами темы. Она складывается из уже существующих исследований и аргументаций студента, подтверждающих необходимость раскрытия темы в курсовой работе. Стандартный объём 6-10 предложений.
Степень освещённости и разработанности проблемы. Для этого необходимо проанализировать, насколько полно эту тему рассматривают учёные в своих трудах, научных журналах, учебной литературе и прочих изданиях.
Методологическая основа работы. Здесь необходимо указать какие общенаучные и частнонаучные методы исследования применялись в ходе написания курсовой работы.
Цели работы, задачи, а также результаты проделанной студентом работы.
Объект исследования — это процесс или явление, порождающее проблемную ситуацию, и область знаний, связанная с этим явлением.
Предмет исследования — это субъект или конкретный аспект проблемы. То есть, объект может включать несколько важных и значимых предметов, которые могут изучаться в работе.
Структура исследования. В данном пункте необходимо указать, что включает в себя курсовая работа (введение, количество глав, заключение и список литературы).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.

Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Частые проблемы и как их избежать

Трудностей при оформлении курсовой, а в частности таблицы может быть много. И их количество и сложность не зависят от того, какую курсовую работу по счету вы пишите. На самом деле, чем сложнее работа (например, дипломная или кандидатская), тем больше проблем с оформлением будет, т. к. материал, используемый для их написания, будет становиться все сложнее и информативнее. Приведем несколько частых проблем и способов их решения:

Слишком большое количество строк или столбцов, из-за чего трудно разместить таблицу даже не несколько листах. Такая проблема решается размещением таблицы в приложениях, где можно перевернуть ее в альбомный формат или сделать намного меньше, т. к. требования к оформлению приложений менее строгие.
Использование сокращений, например, сокращать слово “Таблица” до “Табл.” и т. д. В целом такие вольности недопустимы.
Использование заливки для выделения частей таблицы. Такие вещи тоже недопустимы.

Оформление таблиц и рисунков в диссертации по ГОСТу

Таблицы — важный элемент при системном оформлении проекта: они обобщают информацию, делают ее более легкой к восприятию. Более того, работая с большими масштабами чисел, проще всего изобразить их при помощи таблиц. Данные графиков и диаграмм, статистические показатели и проч.: все это таблицы.

Правила оформления таблиц диктует ГОСТ, а также методические рекомендации конкретного ВУЗа. Таблицы, состоящие из более чем 15 строчек и более чем 5 столбцов чаще всего называют сложными. Во-первых, с ними сложнее взаимодействовать, а во-вторых, их нужно переносить на новый лист, оптимизировать формат шрифта и проч.: т. е. на них вы тратите намного больше времени и сил. Поэтому со сложными таблицами рекомендуется работать с более мелким шрифтом, либо переносить их в приложения.

Таблицы, также как и рисунки и прочие пояснительные элементы, обычно идут за абзацем, в котором впервые упоминались. Однако это правило работает только с небольшими простыми таблицами. Если таблицы большая и сложная, то ее можно разместить на новом листе (если она не входит под абзац, в котором про нее говориться), либо ее можно поместить в приложения.

На таблицы обязательно нужно ссылаться. Никогда не размещайте их в работе просто так. Упомянуть в тексте таблицу просто: сделайте это в свободной форме. Например, можете написать так: “Данные приведены в Таблице 3” или “Последние показатели представлены в Таблице 5.4”.

Где и как располагать графический материал к ВКР?

Приложения входят в структуру дипломной работы, но не учитываются при подсчете страниц. Эта часть ВКР располагается в конце документа. Если объем приложений слишком большой, допускается его оформление и представление в отдельном виде. В таком случае нумерация обычная, то есть с первой страницы.

Для приложений в виде отдельного документа, предоставляемого вместе с ВКР, необходимо подготовить отдельный титульный лист. Все это нужно оформить в папку.

Отдельные приложения нужно сопровождать собственным списком литературы. В данном случае при описании источников не требуется указание страниц, с которых была взята конкретная информация.

Не стоит предоставлять дипломную работу на проверку без приложений. Это неотъемлемая часть ВКР. Вспомогательные графические материалы демонстрируют глубину погружения студента в исследование, а также помогают читателям, которые не являются экспертами в представленной тематике, лучше вникнуть в тему.

Библиографические ссылки приводят преподавателя или других людей, которые читают курсовую работу к первоисточнику, где можно найти более подробную информацию по теме и удостовериться в том, что студент писал работу самостоятельно. Они могут быть размещены сразу после цитируемого отрывка теста и указывать на номер источника в конце курсовой работы. Ссылка закрывается в квадратные скобки. Внутри них первым ставится номер книги или журнала из списка источников. Следом за ним указывается страница из книги, откуда взята цитата или информация. Например, [12; c 324].

Оформить ссылку можно внизу страницы, на которой пишется цитата или информация, относящаяся к источнику, на который ссылаются. Ссылку оформляют двенадцатым кеглем, с одинарным интервалом и выравниванием по ширине. Ссылка отделяется от основного теста горизонтальной чертой, а под ней пишется автор, название его работы, год издания, номер журнала (если это статья).

ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ
ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи
ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые документы
ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам
ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы
ГОСТ 2.304-81 ЕСКД. Шрифты чертежные
ГОСТ 2.316-68 ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц
ГОСТ 2.321-84 ЕСКД. Обозначения буквенные
ГОСТ 2.503-90 ЕСКД. Правила внесения изменений
ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32-91 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
ГОСТ 8.417-81 ГСИ. Единицы физических величин
ГОСТ 13.1.002-80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы
ГОСТ 21.1101-92 СПДС. Основные требования к рабочей документации
ГОСТ 28388-89 Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

Общие правила оформления таблиц в дипломе

Таблица располагается сразу после абзаца, где стоит на неё ссылка. Привязка к тексту обязательна. Нельзя ставить таблицу через несколько абзацев, мотивируя это тем, что сверху на следующем листе она будет смотреться лучше. Исключение – вынесение таблиц в Приложение.

Таблицы разрывать можно, но не желательно. Лучше оставить пустое место после абзаца со ссылкой на таблицу и разместить её на следующем листе. Но при этом, конечно, не стоит оставлять большие пустые пространства.

Тем не менее, иногда разрывать таблицы приходится. Если таблица очень длинная или широкая, и строки либо графы таблицы выходят за формат листа, то её можно разделить на части. Если много граф, то части таблицы располагаются на одном листе друг под другом. Если много столбцов, таблица продолжается на следующем листе. В первом случае в новых частях повторяется головка, во втором – боковик таблицы.

Если у таблицы большой объём, и её приходится делить на части, а тем более переносить на другой лист, для упрощения навигации выполняется нумерация столбцов и графам. Цифры используются арабские, проставляются во второй строке. На следующей странице уже не нужно повторять заголовки граф и столбцов, достаточно поставить номера.

Все таблицы в дипломной работе нумеруются, для этого используются только арабские цифры. ГОСТом допускается три принципа нумерации таблиц в дипломной работе:

Последовательная нумерация. Пример:Таблица 1, Таблица 2, Таблица 3 и т. д.

Нумерация по разделам с указанием номера раздела и, после точки, номера самой таблицы. Пример:Таблица 1.1, Таблица 1.2, Таблица 1.3, Таблица 2.1, Таблица 2.2 и т. д. (Второй вариант применяется, если в дипломной работе размещаются крупные объёмы табличного материала).

Нумерация с учётом номера приложения (напомним, что приложения, согласно правилам оформления, обозначаются латинскими цифрами). Пример:Таблица B.1, Таблица С.1.1, Таблица С.1.2 и т. д.

Название таблицы следует размещать сразу над ней. Точка после номера таблицы не ставится. После номера идёт тире, затем – название таблицы.

У таблицы всегда должно быть название. Требования к названию: оно должно быть кратким, лаконичным, но при этом чётко отражать смысл таблицы, суть приведённой в ней информации. Рекомендуется использовать в названии таблицы 2 – 5 слов, избегая громоздких формулировок.

Обратите внимание, что слово «Таблица» следует писать с заглавной буквы и обязательно полностью, не сокращая.

При переносе таблицы на следующий лист необходимо поставить вверху её полное название таблицы с нумерацией. При делении таблицы на части в пределах одного листа над каждой частью пишется просто «Продолжение таблицы» (без кавычек).

Шрифт, кегль в названии таблицы – тот же самый, что и в основном тексте (в ячейках можно использовать меньший размер шрифта). Не следует как-то особо выделять названия таблиц, используя цвет, подчёркивания и т. д. Впрочем, на практике иногда используется полужирный шрифт (этот момент уточните в методичке или у научного руководителя).

Располагается заголовок таблицы на листе дипломной работы слева. Абзацный отступ в данном случае не используется.

Нельзя заканчивать главу, раздел или пункт таблицей. После таблицы обязательно нужно дать обобщение представленного информации, разместить текстовый вывод.