Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новая форма 6-НДФЛ с 2023 года в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.
Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой. Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.
Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Проверяем второй раздел
Оформление второго раздела сложнее, чем первого. Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.
Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.
Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты. Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:
- Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
- Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
- Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.
Сопоставляем 6-НДФЛ за год с 2-НДФЛ и декларацией на прибыль
Как проверить 6-НДФЛ за 9 месяцев, 3 и 6 месяцев мы рассмотрели на примере применения контрольных соотношений по строчкам двух частей внутри отчета. А вот как проверить отчет 6-НДФЛ за год – рекомендуется использовать дополнительные инструменты.
В результате проверки значения некоторых строчек годового отчета 6-НДФЛ должны определенно соотноситься с информацией, предоставленной организацией в справке 2-НДФЛ и декларации по прибыли за тот же период.
Налоговые инспекторы применяют следующие контрольные соотношения для проверки предоставленного отчета:
- значение строчки 20 (итого начислено дохода) равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и сумме в строке 20 второго приложения в декларации по прибыли;
- значение строчки 25 (итого начислено дивидендов) должно быть равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и по коду 1010 соответствовать в приложении 2 декларации;
- строчка 40 (рассчитанный налог) совпадает по значению со строчкой 30 второго приложения декларации и с суммой рассчитанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
- удержанный налог в строчке 80 соответствует строчке 34 декларации в приложении 2 декларации и сумме неудержанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
- количество физлиц, получивших выплаты от предприятия, равно количеству справок 2-НДФЛ и числу приложений №2, оформленных к декларации.
Штраф за нарушение в отчете по форме 6-НДФЛ
Важно! Если при проверке налоговики не находят в расчете по форме 6-НДФЛ каких-либо ошибок, то проверка завершается. Но если у налогового инспектора возникают какие-либо вопросы, то он составляет акт по итогам проверки.
Все суммы, которые вносятся в отчет, а также даты поступлений проверяются при выездных проверках. Однако, это не значит, что в случае неправильного заполнения компании или ИП не будет грозить ответственность и следить за правильностью заполнения не стоит. В первую очередь стоит обратить внимание на то, чтобы в компании действовала система внутреннего контроля, которая позволяла бы в автоматическом режиме проверять корректность вносимой информации, а в случае ошибок исправлять их. Если об этом не позаботиться заранее, то ошибки, выявленные налоговым органом, приведут к тому, то компании начислят штраф, пени, а также доначислят налог.Если налоговики обнаружили в расчете 6-НДФЛ нарушения, то действия их будут следующими:
- В первую очередь отправляется запрос физлицу, в котором содержится требование о предоставлении пояснительного документа. В этом документе должно содержаться объяснение по противоречиям, выявленным в отчете.
- Если данный документ не сможет удовлетворить требования проверяющих, то будет составлен акт о нарушении.
Все те, кто должен подавать в налоговую расчет 6-НДФЛ, возможность проверки контрольных соотношений позволяет снизить интерес налоговиков к своей компании. Поэтому, прежде чем направлять расчет в налоговый орган, следует самостоятельно проверить все контрольные соотношения, чтобы лишний раз удостовериться в том, что отчет составлен верно и вероятность штрафов минимальная.
Как налоговая проверяет годовой 6-НДФЛ
Проверку годового отчета 6-НДФЛ можно сделать, сопоставляя со сравнимыми данными, отраженными в отчете 2-НДФЛ и декларации на прибыль.
Налоговая проверяет 6 НДФЛ следующим образом:
- сумма начисленного дохода (строка 020) должна соответствовать сумме дохода всех справок 2-НДФЛ и сумме показанной в строчке 20 приложения №2 к декларации по прибыли;
- сумма дохода по дивидендам (строка 025) должна соответствовать сумме показанной в справках 2-НДФЛ по коду 1010 и по коду 1010 в приложения № 2 к декларации по прибыли;
- рассчитанный налог (строка 040) должен соответствовать сумме рассчитанного налога по всем справкам 2-НДФЛ и показанной сумме налога в строчке 030 приложения № 2 к декларации по прибыли;
- сумма неудержанного налога (строка 080) должна соответствовать сумме неудержанного налога по всем справкам 2-НДФЛ и сумме, показанной в строчке 034 приложения № 2 к декларации по прибыли;
- сведения о числе лиц, получивших доход (строка 060)должна совпадать с числов поданных в ИФНС справок 2-НДФЛ и числом приложений № 2, оформленных к декларации по прибыли.
Бухгалтер систематически может проверять правильность вносимых в отчет данных, и своевременно исправлять неверно занесенные данные в отчете 6-НДФЛ. Следовательно, избежит штрафов и пеней, доначислений налога к уплате и санкций за недостоверные сведения (пункт 1 статьи 126.1 НК РФ).
Контрольные соотношения
Проводя камеральную проверку 6-НДФЛ, сотрудник налогового органа проверяет правильность начисленных и указанных в документе сумм. Указанные данные он сопоставляет с той информацией, которая имеется у сотрудников федеральной службы исключительно для внутреннего использования. Имеются ввиду следующие показатели:
- Дата, указанная на титульном листе формы – если отчет представлен несвоевременно, то налогоплательщику грозит наказание.
- Значение, указанное в 020 графе (начисленный доход) не должно превышать значения, указанного в 030 графе (налоговые вычеты). Однако равное значение в этих двух графах допускается.
- Значение, указанное в 040 графе (начисленный налог) не должно превышать значение, указанное в 050 графе (фиксированный авансовый платеж). Как и предыдущем контрольном соотношении, равное значение показателей в этих графах допускается.
- Значение, указанное в 040 графе рассчитывается по следующей формуле: 010 х (020 – 030) = 040.
- Значения 040 и 070 граф не должны быть равными, так как НДФЛ не должен начисляться в одном налоговом периоде, а удерживаться в другом.
- Сумма платежей, перечисленная по расчетному счету, должна соответствовать разнице строк 070 и 090.
- Дата оплаты налога не должна быть позднее даты, указанной в 120 строке.
Случаи, требующие пояснения
Если организация, предоставившая на проверку отчет 6-НДФЛ, не согласна с результатами налогового контроля, она вправе ответить возражением. Аргументы необходимо фиксировать письменно, так как устные возражения налоговыми органами не принимаются, а также, письменное возражение, как официальный документ, будет иметь силу в суде, если вдруг спор не решится на локальном уровне.
Составлять возражение следует только в случае полной уверенности в своей правоте. Ответственному за формирование отчета 6-НДФЛ лицу необходимо свободно ориентироваться в Налоговом и Трудовом законодательстве, чтобы аргументы, приведенные в возражении, имели ссылки на реальные статьи и законы, подтверждающие правоту налогоплательщика.
При этом необходимо предусмотреть такой итог, что повторная, более тщательная проверка, может выявить и другие серьезные нарушения. Поэтому, прежде чем предъявлять в налоговую пояснения или возражения, необходимо внимательно проверить корректность всех данных, внесенных в отчетный налоговый документ.
Форма расчёта 6-НДФЛ в 2022 году: структура и порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ состоит из следующих разделов:
- Титульный лист. На нём указывают ИНН и КПП организации, её наименование, номер корректировки, номер налоговой, в которую подаётся отчётность, отчётный период и календарный год.
- Раздел 1. В нём указывают следующие данные: исчисленный и удержанный НДФЛ, срок перечисления налога, а также суммы налога, возвращённые в последние три месяца отчётного периода.
- Раздел 2. В нём отражается обобщённая по всем физлицам информация о доходах, суммах вычетов и НДФЛ по соответствующей ставке за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год нарастающим итогом с начала года.
Если у налогового агента в отчётном периоде были физлица, получившие доход, который облагается налогом по разным ставкам НДФЛ, разделы 1 и 2 заполняют отдельно по каждой ставке.
Раздел 1 содержит следующие данные:
- Код бюджетной классификации.
- Весь удержанный налог за последние три месяца.
- Суммы удержанного налога, разбитые по срокам.
- Возвращённый налог за последние три месяца.
Раздел 2 содержит такие данные, как:
- Ставка налога.
- Код бюджетной классификации.
- Сумма начисленного физлицам дохода.
- Количество физлиц, получивших доходы.
- Сумма вычетов.
- Исчисленная сумма налогов.
- Фиксированный авансовый платёж.
- Удержанная, неудержанная, излишне удержанная, возвращённая налоговым агентом сумма налога.
Приказом ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15 октября 2020 года были утверждены новая форма и правила заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов. При ликвидации компании или прекращении деятельности предпринимателя с наёмными сотрудниками на титульном листе в поле «отчётный период» необходимо указать один из кодов:
- 34 — расчёт представляется за год;
- 51 — при ликвидации в первом квартале;
- 52 — при ликвидации во втором квартале;
- 53 — при ликвидации в третьем квартале;
- 90 — при ликвидации в четвёртом квартале.
Раздел 1 заполняют данными за последние три месяца, а раздел 2 — нарастающим итогом.
Разделы 1 и 2 заполняют по каждой налоговой ставке, которая применялась в налоговом периоде.
Появилось поле «Код бюджетной классификации». КБК, соответствующий налоговой ставке, в разделе 1 указывают в поле 010, а в разделе 2 — в поле 105.
В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывают:
- В поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за всех физлиц за последние три месяца отчётного периода.
- В поле 021 — дату, не позднее которой должен быть перечислен налог.
- В поле 022 — общую сумму налога, которую нужно перечислить в дату, указанную в поле 021.
Количество заполненных строк с полями 021—022 зависит от числа доходов, налоги с которых нужно перечислить в разные сроки, например: зарплата, больничные, дивиденды. Значение в поле 020 должно быть равно сумме значений из полей 022. Появились поля 030 и 032 — для сумм налога, которые налоговый агент вернул налогоплательщикам, и поле 031, в котором надо указать даты, когда они были возвращены.
Количество строк 031 и 032 должно совпадать с количеством дат возврата налога. Показатель в строке 030 должен равняться сумме строк 032.
В разделе 2 вносят обобщённые по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.
В прежней форме были поля для итоговых значений по всем ставкам, в новом разделе 2 их убрали. Теперь в поля раздела вносят такие сведения:
- Поле 120 — общее количество физлиц, которым в отчётном периоде начислялся налогооблагаемый доход: если работник в течение одного налогового периода несколько раз был уволен и принят на работу, он учитывается один раз.
- Поле 160 — общая сумма удержанного налога.
- Поле 170 — общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом.
- Поле 190 — общая сумма налога, возвращённая налоговым агентом налогоплательщикам.
Какие соотношения нужно соблюдать
Налоговые инспекторы в первую очередь занимаются проверкой следующих данных:
| Контрольное соотношение | Для чего используют |
| Дата сдачи 6-НДФЛ, проставляемая на титульном листе, должна быть меньше или равна сроку представления этой отчетности | Для проверки своевременности сдачи отчета. Если в ходе проверки выясняется, что в сроки налоговый агент не уложился, то на него наложат штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (вне зависимости, полный он или нет). |
| Размер начисленного дохода (020) должен быть больше или равен имеющимся налоговым вычетам (030) | Не были ли использованы вычеты в сумме, превышающей размер дохода физлиц |
| 040 = (020 – 030) × 010 | Правильность расчета размера НДФЛ (построчно, см. рисунок ниже). Если контрольное соотношение не выполняется, то что-то было посчитано не так, а значит и налог рассчитан неверно. |
| Размер исчисленного налога должен быть больше или равен размеру фиксированного авансового платежа | Не оказалось ли, что исчисленный налог меньше фиксированного авансового платежа |
Исправление ошибок и подача уточнённой 6-НДФЛ
Отметим, что не всё так страшно, если после сдачи отчётности в расчёте были обнаружены ошибки. Если несоответствия найдены бухгалтером до того момента, когда налоговиками было направлено письмо с указанием несостыковок в отчёте, декларант имеет право подать уточнённый расчёт. В этом случае камеральная проверка первого расчёта будет автоматически прекращена и запущена КНМ второго документа.
Если же ИФНС уже выписало предписание по уточнению расчётов, можно пойти по пути аргументации своих цифр, предоставив пакет первичных документов, давая пояснения. Отстаивать свою точку зрения — это право декларанта (смотри п. 4 статьи 88 Кодекса).
Если же ошибки, указанные в официальной бумаге налоговиков, очевидны, следует подготовить корректирующую декларацию и сдать её в течение 5 дней в ИФНС.
Но даже после вынесения акта с санкциями возможны дальнейшие шаги по исправлению ситуации (их можно уточнить в таблице с этапами прохождения камеральной проверки выше). Но лучше, конечно, до этого не доводить.
Главное, что здесь нужно помнить: на все действия по исправлению ошибок в декларации или представление документов, подтверждающих расчёт, у декларанта есть всего 5 дней, дальше пойдут штрафные санкции.
Как отчет проверяет налоговая
При поступлении заполненного отчета от предприятия налоговая проверяет его на соответствие контрольных показателей. Законодательством предусмотрен порядок проверки отчетов, выявления несоответствий и алгоритм выставлений требований и применения штрафных санкций.
Налоговикам доступна вся информация по налогоплательщику, все отчеты консолидированы в карточке налогоплательщика. Поэтому организации стоит позаботиться о такой процедуре, как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую и декларации по налогу на прибыль, так как потом «подогнать» информацию не представится возможным.
Инспекторы проверяют полученные отчеты на предмет наличия двух типов недочетов:
- Ошибки внутри отчета – это ошибки, связанные с неправильно указанными значениями в графах отчета, то есть соотношения между строчками не выполняется (такие ошибки находят специальные бухгалтерские программы).
- Отсутствие нужных соотношений между значениями в трех документах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и декларация по налогу на прибыль (такие ошибки представляется возможным обнаружить только вручную).
При выявлении ошибок инспектор запрашивает у бухгалтера объяснения информации. При не отправке ответа на требование налоговая может назначить проверку. В ходе проверки организация обязана будет предоставить оригиналы всей документации, использованной для заполнения отчета, чтобы подтвердить достоверность информации.
Для избавления всего персонала бухгалтерии от таких забот, рекомендуется самостоятельно предпринять такие действия, как проверить 6-НДФЛ, ну, а если ошибка организацией обнаружена, немедленно предоставить уточненку.
Акцентировать внимание при заполнении нужно на типовых ошибках, в том числе опечатках, так как опечатка рассматривается как недостоверность информации, даже, когда она очевидна как техническая ошибка.
Сроки для сдачи отчета 6-НДФЛ установлены законодательством, и их не рекомендуется нарушать, в противном случае, на предприятие будут наложены штрафные санкции.
За несдачу отчетности, кроме штрафа по 1000 рублей за каждый месяц просрочки, организации грозит то, что расчетный счет компании и вовсе заблокируют, а разблокируют только после предоставления отчета.
Штрафных санкций представляется возможным избежать, если организация самостоятельно исправит ошибки и сдаст уточненку до того, как неточности выявит проверяющий.
За предоставление отчета, содержащего ошибки, организация будет оштрафована, а налоговая потребует уточненку.
Для проверки отчета бухгалтеру надлежит произвести такие действия, как проверить 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, проверить все равенства и соотношения в рекомендуемых налоговой строчках отчетов.
Отчет пройдет проверку в налоговой, если строки заполнены по правилам, с учетом рекомендаций, опубликованных ФНС на официальном сайте. При несовпадениях и обнаружении ошибок – сразу внести корректную информацию, а если отчет уже отправлен, то предоставить инспекторам уточненку.
Конечно, это не полный перечень контрольных соотношений, которые помогают инспектору выявить ошибки в отчете 6-НДФЛ.
Налоговые органы постоянно публикуют официальные письма, которые регулируют порядок проверки отчета перед сдачей.
Бухгалтеру надлежит внимательно отслеживать новости сайта ФНС, чтобы быть в курсе, не допускать ошибки, а значит избежать штрафных санкций и доначислений за недостоверную информацию.
Сданный отчет налоговые органы проверяют только на правильность контрольных соотношений. Достоверность цифр и дат, указанных организацией в отчете 6-НДФЛ, проверяющие инспектируют при выездной проверке, когда организация предоставляет документацию: договоры, справки на льготы, свидетельства о рождении детей и т.д.
Поэтому рекомендуется хранить ксерокопии документации, подтверждающей льготы при вычетах, и оригиналы гражданско-правовых договоров, чтобы предоставить их проверяющему при выездной проверке.
Далее начинается камеральная проверка Расчета, которая может проводиться в течение 3 месяцев с момента представления формы 6-НДФЛ (абз. 1 п. 2 ст. 88 НК РФ). При проведении камеральной проверки инспекторы руководствуются Контрольными соотношениями показателей форм бухгалтерской и налоговой отчетности (Письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ ), которые были рассмотрены нами в отдельной консультации.
Проверка Расчета заканчивается, если в результате камералки вопросы к налоговому агенту не возникли. В противном случае он получит требование пояснить или исправить данные Расчета, что нужно будет сделать в течение 5 рабочих дней со дня получения требования (абз. 1 п. 3 ст. 88 НК РФ).
Подробнее об особенностях проведения камеральной проверки Расчета мы рассказывали в нашем отдельном материале.
Отчет 6-НДФЛ является обязательным для всех налоговых агентов, выплачивающим заработную плату своим наемным работникам, в том числе работающим по гражданско-правовому договору. Обязательной процедурой также является и контроль представленных сведений, отображающихся в отчете, фискальным органом. Как налоговая проверяет 6-НДФЛ? На что следует обращать особое внимание при составлении формы? Это вопросы, о которых мы поговорим в нашей статье.
Если у инспектора есть вопросы
Когда в ходе камеральной налоговой проверки 6-НДФЛ выявлены какие-то ошибки, несостыковки или противоречия, о них обязательно оповещают налогового агента, который заполнял расчет. В адрес ответственного лица отправляют требование о представлении пояснений по возникшим вопросам или корректировке внесенных в документ данных. На это дано только 5 рабочих дней с того момента, когда налоговый агент лично получил это требование.
Если в ходе камеральной проверки 6-НДФЛ выяснено, что агент не уплатил налог в необходимом размере, то инспектор составит и направит в адрес организации или ИП документ с требованием уплатить НДФЛ. Выполнить свои обязательства получателю необходимо не позднее 8 рабочих дней после получения бумаги или в течение срока, прописанного в самом документе (последнее возможно, если в соответствии со ст. 69 НК РФ на погашение задолженности дано больше 8 рабочих дней).
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений. Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты. Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2020 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером. В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных. Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки. В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков. Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений. В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений. Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно. Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают. Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки. Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения. Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2020 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.