Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке задним числом?
В законодательстве нет четких сроков для этой процедуры. Поэтому зачастую после замужества женщины вносят поправки в трудовую книжку едва ли не в последнюю очередь. И хотя отсутствие уведомления можно считать нарушением, но на практике оно никак не наказуемо. Поэтому зачастую работодатели вовремя не вносят новую информацию в трудовую просто из-за незнания того, что произошла смена персональных данных сотрудника. Когда они об этом узнают, все равно необходимо будет осуществить внесение новой информации.
Таким образом, это можно сделать задним числом, но оформить по факту оформления записи. Нередко новые данные работника вносят уже те работодатели, к которым он трудоустраивается с обновленным паспортом и другими официальными документами.
Исправление неправильно внесенной информации
В определенных случаях в трудовой книжке обнаруживаются неточные сведения. Они могут находиться как на титульном листе, так и в других частях, и на вкладыше. Их необходимо устранить. Способ исправления данных практически одинаков, однако, в зависимости от ошибки, может иметь свою специфику.
Новый документ, в который были занесены неправильные сведения, может быть уничтожен. Когда неточность выявлена в действующей трудовой книжке, текст не зачеркивают и не заштриховывают. Он заменяется новой записью рядом, на свободном месте.
Если неправильная запись совершена сотрудниками предыдущей фирмы, специалисты кадров новой организации, где трудится работник, осуществляют поправки в его трудовой книжке. С этой целью он должен представить в администрацию предприятия документы, содержащие верную информацию. Невнимательность кадровика при внесении данных в трудовую книжку, возможно, приведет к проблемам с Пенсионным фондом, поэтому заинтересованное лицо само обязано должным образом перепроверить написанное.
Титульный лист трудовой книжки содержит главные сведения о работнике, поэтому при допущении ошибки в реквизитах этой страницы нужно изменить сразу после ее обнаружения. Замазывать корректором не разрешается. Под неправильными данными делается отметка о том, что вышеуказанная информация недействительна, а затем лишь пишут верные данные.
Заполнение трудовой книжки и корректировки в нем делаются черной, фиолетовой или темно-синей пастой. Примеры с заменой фамилии считаются наиболее распространенными на практике.
Прежде чем разбираться в самой процедуре, стоит узнать, кто должен менять СНИЛС при смене фамилии – работник или работодатель. Дело в том, что процедура оформления ССОПС (страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования) имеет свои особенности. Согласно ст. 8 ФЗ № 27, сведения о застрахованных лицах передаются в ПФР их страхователями. Это же правило действует и в случае изменения у гражданина паспортных данных.
Страхователем по отношению к официально трудоустроенному работнику является его работодатель. То есть в случае смены паспортных данных именно работодатель должен передавать сведения об этом в ПФР. У него же можно будет и получить новый СНИЛС при смене фамилии – работодатель самостоятельно получает его в отделении ПФР для передачи работнику под роспись. Но как заменить ССОПС лицу, которое не имеет работодателя?
Согласно ст. 10 ФЗ № 27, лица, которые самостоятельно уплачивают за себя страховые взносы, передают информацию об изменении данных также самостоятельно. Например, ИП, адвокаты, нотариусы и прочие. Этот же порядок на практике работает и в отношении лиц, работающих неофициально либо вообще не работающих и не состоящих на учете в центре занятости.
Если поменяли фамилию ребенку, заменить ему страховое свидетельство могут его законные представители (до 14 лет) либо он может сделать это самостоятельно (с 14 лет). В отношении безработных, стоящих на учете на бирже, именно центр занятости будет страхователем, а потому именно он должен будет заниматься оформлением нового ССОПС.
Основание для внесения изменений в кадровые документы
Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.
Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.
Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.
Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.
Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
Причины изменения фамилии
Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.
Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина
Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию
Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.
Оформление смены фамилии в трудовой книжке
За правильное заполнение документов о работнике ответственность несет работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.
Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена. Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты. В этом случае при нарушении этих правил сотрудника привлекут к дисциплинарной ответственности. Работника в обязательном порядке ознакамливают под подпись с такими документами, чтобы он знал о своих обязанностях.
Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.
А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах
Причин для изменения личных данных несовершеннолетнего может быть множество. Выделим основные:
- Фамилия ребенка некрасиво звучит или имеются трудности с произношением
- Развод родителей
- Взятие для воспитания чужого чада
- Потеря прав воспитывать отпрыска (матери, отца)
- Оформление новых супружеских отношений с другим человеком
- Изменение личных сведений на основании веры
- Желание самого ребенка и т. д.
Перечисленные основания являются лишь толчком для изменений в личных данных ребенка, а основная процедура смены зависит от других факторов — возраста, а также наличия разрешения от обоих родителей.
Вопросом смены фамилии занимается ЗАГС по месту проживания. Это правило указано в ФЗ №143. Упомянутая структура принимает обращение и документы, а по истечении определенного срока выдает новое свидетельство. На основании последнего могут быть внесены правки в паспорт, если ребенку больше 14 лет. Перед обращением в ЗАГС нужно сходить в местный попечительский совет для получения одобрения.
Для реализации поставленных целей может потребоваться помощь следующих структур:
- нотариальная контора — утверждение документов, одобряющих смену фамилии, и заявления
- опекунский (попечительский) орган — согласие или отказ в изменении личных данных
- полиция — справка о судимости из-за невыплаты алиментных платежей
- ЖЕК — подтверждение того факта, что папа с семьей не проживает
- суд — при возникновении спорных вопросов
Необходимость посещения упомянутых органов при смене данных зависит от сложившейся ситуации и наличия одобрения со стороны родителя.
В законе указывается ряд условий, которые позволяют поменять фамилию несовершеннолетнему до исполнения 14-ти лет. Здесь возможны следующие варианты:
- Одобрение получено со стороны обоих родителя, заменяющих их лиц или на базе иска в суд.
- По решению одного из супругов (имеется разрешение органа попечительства с учетом интересов чада).
- Мать или отец, проживающий отдельно с ребенком, может поменять его фамилию на свою.
- Чадо появилось в период, когда родители не были расписаны, а папа официально не определен. В таком случае опекунский орган может пойти навстречу матери и одобрить смену фамилию чада (если это не противоречит его интересам).
Эти условия закреплены в законодательстве (ФЗ №58 и СК РФ)
Если субъекту, которому планируется поменять данные, еще нет 10 лет, обязательно письменное одобрение второго родителя. При достижении указанного возраста можно обойтись без согласия, но в таком случае несовершеннолетний должен одобрить такие изменения. При этом необходимо два дополнительных документа — письменное согласие чада и опекунского органа.
После исполнения ребенком 14-ти лет обращаться в упомянутую структуру (занимающуюся вопросами опеки) уже не нужно. Во внимание мнение «троицы» (родителей и их отпрыска). Подведем краткий итог:
- Ребенку нет 10 лет. Изменить фамилию без одобрения родителей и опекунской структуры нельзя.
- Лицу от 10 до 14 лет. Допускается смена личных данных без одобрения папы, но по согласию чада и по разрешению опекунской структуры.
Бывают ситуации, когда спрашивать мнения у отца не нужно:
- не исполнение обязательства по выплате алиментов и накопление долгов
- сокрытие дохода для уменьшения материального бремени
- невыполнение роли отца после развода с матерью
- адрес нахождения неизвестен
- недееспособность родителя
- лишение прав отца по решению суда
В упомянутых случаях мать может изменить фамилию отпрыска, не интересуясь мнением бывшего супруга (партнера). Аналогичным образом обстоит ситуация, когда мужчина скрывается, чтобы избежать выплаты алиментов. В таком случае искать папу нет необходимости — можно сразу обращаться в уполномоченные органы для смены конфиденциальных данных.
Главное, чтобы при подаче документов в пакете были бумаги, подтверждающие возможность изменения фамилии несовершеннолетнего без одобрения папы. Если же отец выполняет свои обязательства и не подпадает ни под одну из описанных выше категорий, без его одобрения не обойтись.
Если бывший супруг не поддерживает инициативу и не соглашается на смену фамилии отпрыску, ситуация усложняется. Мужчина должен пояснить свою позицию и оформить отказ в письменной форме. Функция разрешения спора возлагается на судебный орган. Именно он выслушивает мнения обеих сторон и принимает решение — одобрить изменение фамилии или отказать истцу. Окончательный вердикт принимается после общения с матерью и отцом.
Необходима ли замена трудовой книжки при смене фамилии
Перемена личных данных – явление нередкое. Чаще всего происходит это по причине вступления в брак или развода.
Такие события стимулируют российских граждан принимать на себя новую фамилию или возвращаться к прежней.
Часто случается и так, что фамилию приходится менять по каким-то другим причинам: например, из-за ее неблагозвучности или в случае неправильного ее написания в паспорте и нежелании замены последнего.
После того как получены новые документы с новыми личными данными, многие начинают задумываться над тем, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. Если обратиться к законодательству, то в нем говорится, что в связи со сменой фамилии этот документ замене не подлежит.
Согласно с положениями постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, оформлять новую трудовую книжку (ее дубликат) необходимо в следующих случаях:
- утрата документа;
- документ (вкладыш в него) стал негодным вследствие какого-либо физического воздействия;
- при массовой утрате работодателем документов сотрудников в результате чрезвычайных ситуаций.
Отсюда можно сделать вывод, что замена трудовой книжки при смене фамилии не требуется. Достаточно просто произвести в ней нужную запись.
Дополнительные факты, которые относятся к теме статьи
Первый факт — после развода фамилия вернулась на девичью. Потребуется подать вновь заявление и в книжке зачеркнут фамилию бывшего супруга и запишут старую. Эти действия так же подкрепляются свидетельствами, которые указываются на втором развороте.
Второй факт — в кодексе нет предписаний о правилах действий при внесении данных с ошибкой. Поэтому стоит быть особенно внимательным. Оговорен случай, в котором ошибочные данные занесены во время первичного оформления трудовой книжки. Если такое произошло, то ее выбрасывают и заполняют по новой.
Третий факт — если что-то ошибочно записано по вине работодателя, то все расходы на замену или покупку новой книжки он должен взять на себя согласно пункту 42 Кодекса России.
Четвертый факт — хоть и кодексом не прописаны условия исправления ошибок, данная ситуация случается, и кадровики исправляют с пометкой «правки внесены из-за первоначально ошибочных действий».
Пятый факт — за несвоевременную замену ответственность несет кадровик.
Хоть и весь процесс переоформления личных бумаг затратный и длительный, все же это не сложно. Ситуация с трудовой книжкой — одна из самых простых, ведь не придется ничего платить и почти всю работу выполняет соответствующий работник, а не сам гражданин.
Ответственность за нарушение
Своевременно оформить замену фамилии в трудовой книжке – это в интересах сотрудника. Если этого не сделать, впоследствии могут возникнуть сложности с оформлением трудовых документов. Если сотрудник уволится, изменить данные все равно придется при поступлении на новое место работы. При этом потребуется обратиться к предыдущему работодателю.
Однако законодательство не предусматривает обязанности работника сообщить работодателю данные о новой фамилии в определенный срок. Ответственность за их непредоставление также отсутствует в законе. В то же время устаревшая информация может стать причиной неточности в налоговой и пенсионной отчетности. Расхождения фамилий в справках 2-НДФЛ, отчетности СЗВ-М и других документах приведут к тому, что работодателю придется потратить дополнительное время и усилия на их устранение. Не исключена и возможность штрафа за нарушение закона.
Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую
Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано , которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.
Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:
- паспорт с новыми персональными данными;
- свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
- если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию — свидетельство о смене;
- в крайних случаях — замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.
Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки. Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника. Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.
Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают. Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация. В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.
Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами
Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.
В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие
После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую — издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:
- Указываем дату составления распоряжения.
- Формулируем цель документа — об изменении фамилии в учётных документах.
- Вносим старые и новые данные по работнику.
- Уточняем основания для внесения изменений.
- Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
- Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
- Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.
Сведения об изменениях необходимо внести также в личную карту работника и лицевой счет для получения зарплаты.
В 2021 году появилось требование об указании новых сведений в трудовом договоре. Однако, согласно ТК РФ, договор нельзя изменять, а только дополнять. Поэтому владелец книжки подписывает дополнительное соглашение, прикладываемое к действующему трудовому договору.
По организации издается приказ, согласно которого делают запись в трудовой об изменении фамилии на основании заключения брака. Он заполняется по образцу.
С приказом нужно ознакомить под роспись всех заинтересованных лиц ‒ сотрудника, работодателя, кадровиков и бухгалтерию.
Важные документы окажутся недействительными, если указанные в них персональные данные работника неверны. Поэтому запись, подтверждающую смену ФИО, нужно сделать своевременно.
Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.
Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку (в случае ведения трудовой, ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.
Заявление включает такие сведения:
- Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
- Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
- Дата оформления обращения.
- В середине следующей строки — слово «заявление».
- Текст обращения с просьбой излагают ниже.
- После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.
К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.
| Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение:
Никанорова 24.01.2020 |