Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Все о печатях: от заказа до уничтожения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
Форма и размер печати
Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.
Государственный реестр
Особый порядок регистрации предусмотрен только при использовании гербовых изображений, а официальный учёт печатей коммерческих структур не ведётся. Тем не менее, какое-то время такой реестр существовал, но только для Москвы. В 1998 году было издано распоряжение московского мэра Юрия Лужкова о создании при регистрационной Палате г. Москвы городского реестра.
Всех московских бизнесменов обязали зарегистрировать печати в этом реестре, за что взималась госпошлина. Это было своего рода самоуправство столичного градоначальника, потому что ни в каком другом регионе РФ такого порядка учёта не было. Федеральная налоговая служба, в чьей компетенции находятся вопросы регистрации субъектов предпринимательской деятельности, потребовала отменить ведение московского реестра. Произошло это только через 7 лет – в феврале 2005 года.
Хорошо это или плохо, но в 2021 году государственного федерального реестра такого важного для юридического лица атрибута не существует. Чтобы заказать клише, достаточно передать по интернету или телефону название фирмы, коды ИНН и КПП, место нахождения. Никаких официальных документов для заказа не требуется, хотя некоторые изготовители запрашивают копии свидетельства о регистрации.
Конечно, при нынешнем развитии технологий можно заказать не только клише по своим реквизитам, но и любой другой организации по образцу. К сожалению, оттиск на бумаге не всегда гарантирует легитимность и принадлежность определённому юридическому лицу.
В Уголовном кодексе РФ установлена ответственность по статье 327 за подделку документов и штампов, срок наказания – до двух лет лишения свободы. Если вы хотите гарантированно защитить деловые бумаги и содержащуюся в них конфиденциальную информацию, то для этого стоит использовать электронную подпись.
Изготовители штампов тоже не стоят на месте, предлагая такие способы защиты от подделок:
- лазерная гравировка с полутоновыми рисунками и фотографиями;
- специальный шрифт, разработанный по алгоритму для конкретного заказчика;
- многоцветная флэш-технология;
- гильоширные сетки из линий толщиной менее 0,1 мм;
- защитные элементы по ГОСТ Р 51511-2001, которые используют для гербовых штампов;
- контрольные метки (микроповорот, микросмещение, микродеформация отдельных букв или их элементов; имитация дефекта клише, следа от пылинки, заплыва краски, брызг, клякс; включение отдельных букв с иным шрифтом);
- УФ-метки, видимые только в ультрафиолетовом свете;
- химические метки;
- рельефное клише с тиснением;
- скрытые изображения;
- двумерный штрих-код стандарта Data-Matrix.
Чем больше степеней защиты, тем дороже обойдётся изготовление. Но пока приходится в деловом обороте использовать этот символ юридического лица, надо принять все меры для его сохранности и невозможности подделать изображение.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Как хранить печати и штампы
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Учреждении
4.1. В ---------- используется гербовая мастичная печать в двух
экземплярах, а также малая гербовая выжимная металлическая печать.
Первый экземпляр гербовой мастичной печати закрепляется за заведующей
Ивановой Н.Д.
канцелярией ------------- и используется для проставления оттиска гербовой
печати на следующих документах:
- доверенностях;
- заключаемых договорах;
- актах (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
- заданиях (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
- представлениях и ходатайствах (о награждении государственными наградами и т.д.);
- гарантийных письмах (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
- командировочных удостоверениях;
- иных документах для удостоверения подписи должностного лица, имеющего
Учреждения
право действовать от имени ----------, а также документах, требующих
наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим
законодательством РФ.
Второй экземпляр гербовой мастичной печати "Для финансово-хозяйственных
Клюевой А.Д.
операций" закрепляется за главным бухгалтером ------------ и используется
для проставления оттиска гербовой печати на следующих документах:
- доверенностях на получение товарно-материальных ценностей;
- поручениях (бюджетных, банковских, платежных, на получение денежных средств в банке и т.д.);
- реестрах (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства, и т.д.);
- бухгалтерских и статистических отчетах;
- сметах расходов;
- справках (о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
- извещениях по централизованным выплатам;
- уведомлениях о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
- путевых листах автомобилей;
- иных документах, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.
Малая гербовая выжимная металлическая печать закрепляется за
Машиной Е.В.
начальником отдела кадров ------------ и применяется только при оформлении
удостоверений.
4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.
Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата.
Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.
После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.
Отметка об акте ставится в специальном журнале учета движения печатей и штампов, который должен вестись на предприятии при использовании его сотрудниками штемпельных изделий.
Акт составляется как минимум в одном экземпляре, но при необходимости можно сделать его копии.
Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в учреждении 1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», Постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и иных нормативных правовых актов действующего законодательства РФ.
1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, печатей структурных подразделений, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве.
Основные и вспомогательные печати
По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные. Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Где можно приобрести печать
Этот вопрос задают многие начинающие бизнесмены. Поскольку печать имеет подтверждающий характер, порядок ее изготовления строго регламентирован. Производством и продажей штампов и печатей занимаются специализированные предприятия, не имеющие отношения к государственным структурам. Тем не менее, для того, чтобы заказать печать, требуется предоставить в данную компанию ряд документов, а именно:
К сведению! Эскиз печати можно нарисовать как самостоятельно, так и обратиться к специалистам, что несколько удорожит ее окончательную стоимость.
При наличии всех необходимых документов, печать делается в течение одного- трех дней с момента заказа. В случаях срочного заказа, исполнителю, скорее всего, придется доплатить за скорость изготовления.
Приказ об утверждении печати организации
Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.
Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
Одним из путей борьбы с изготовлением поддельных печатей, штампов является комплекс мер, направленных на усовершенствование защиты печатей и штампов от их подделки. Данный комплекс признаков включает в себя следующие элементы:
1. Микротекст — текст с высотой символов не более 1 мм.
2. Инверсный микротекст — микротекст, выполненный в белом начертании на темном фоне.
3. Растровый фон — фоновый рисунок из мелких точек.
4. Использование в печатях кроме обычных чернил со специальными свойствами, например, ультрафиолетовых.
5. Использование для изготовления документов специальных бланков, затрудняющих сканирование оттиска печати.
6. Изготовление печатей со свойствами отображения в оттисках проявляющегося при определенных условиях скрытого изображения.
7. Изготовление печатей с информационной матрицей.
8. Использование инфракрасной штемпельной краски.
Обозначенный комплекс признаков качественно дополняет технологию изготовления печатей и штампов, защищая их от подделки. Однако преступники не остановятся в совершенствовании способов подделки печатей и штампов, поэтому следует серьезно подойти к вопросу разработки новых способов защиты печатей и штампов от подделок. В связи с этим заслуживает внимания предложение по исследованию комбинированного способа получения оттиска.
Суть комбинированной защиты оттиска от подделки состоит в том, что уже разработанные способы защиты в основном имеют плоскостные отображения в оттиске, что не всегда дает возможность объективного вывода о подлинности оттиска. Одним из вариантов решения обозначенной проблемы может быть использование в оттиске печати микроголографического изображения, комбинированного с другими элементами защиты.
Известно, что без использования специального оборудования подделка голографического изображения затруднена. В целях защиты необходимо использовать такое голографическое изображение, которое может визуально определяться только при детальном исследовании оттиска при помощи увеличительных приборов.
Реализация данного предложения пока еще затруднена по техническим причинам, поскольку не разработаны такие печати, в оттиске которых уже присутствовала бы голография. Выходом из сложившейся ситуации считаем многослойный способ получения оттиска.
Данный способ может быть реализован путем прикрепления к рабочей части печати голографических изображений (лицевой частью к печати).
Следует учитывать, что нижняя часть основы, на которую нанесена голограмма, должна иметь клеящий слой. При прижатии печати к месту постановки ее оттиска на материал документа переходят не только красящее вещество с элементов печати, но и микроголографические изображения, которые крепятся к документу с помощью клеящего вещества.
Изменение в преступных целях места нахождения голограмм в оттиске неизбежно приведет к изменению структуры самого оттиска, особенно по краям его соединения со штрихами отдельных элементов оттиска и голограммы. Следует при этом учитывать, что на верхней части голограммы тоже будут отображаться штрихи печати. В случае изменения верхнего слоя при подделке печати, штрихи оттиска на верхнем слое голограммы и штрихи этого же оттиска по краям голографического изображения не будут совпадать.
Процесс борьбы с изготовлением поддельных печатей и штампов не может ограничиваться только техническими аспектами выявления признаков подделки. Так, следует разработать законопроект, запрещающий изготовление печатей и штампов на негосударственных предприятиях.
Кроме того, целесообразна разработка компьютерной программы, в которой наглядным образом с необходимым увеличением должны демонстрироваться как признаки подделки печатей и штампов, так и признаки их защиты от подделки. Данные программы должны быть распространены в системе правоохранительных органов, а также органов власти и местного самоуправления.
В целях совершенствования экспертного процесса исследования различных печатей и штампов следует изменить и технологию получения образцов печатей и штампов на сравнительное криминалистическое исследование, особенно в случаях получения сравнительных образцов печатей и штампов, изготовленных компьютерно-технологическим способом.
Более качественным сравнительное исследование печатей и штампов, изготовленных на компьютерной технике, будет при назначении комплексной экспертизы — компьютерно-технической и технико-криминалистической экспертизы документов. Отбор сравнительных образцов в этом случае должен производиться специалистами в области компьютерной техники, а также криминалистами. Предметом подобной комплексной экспертизы могут быть: жесткий диск, принтер, оттиски печатей и штампов на исследуемых документах и т.п.
Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть: образец заявки на изготовление или замену печати; форма журнала регистрации печатей и штампов; перечень документов, на которых ставится печать организации; перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения. Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации.Доронина Л.А. Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем// Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2008.- № 2. — С.7-8.
Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в журнале учета печатей и штампов организации. На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати.Шахкелдов Ф.Г., Рычкалова Л.А. Противодействие процессу изготовления неподлинных печатей и штампов // Общество и право. 2013. №3 (45).
В заключение следует отметить, что дальнейшее совершенствование правового и криминалистического аспектов противодействия процессу изготовления поддельных печатей и штампов должно происходить в том числе и путем продолжения широкой научной дискуссии по рассматриваемому нами аспекту проблемы.
Приказ об изменении печати организации
Нередко в компании возникает необходимость заменить старую печать на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:
- Утеря или кража действующей печати;
- Защита от подделывания;
- Смена реквизитов компании;
- Изменение названия организации;
- Смена организационно-правовой формы;
- Износ старой печати.
Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).
Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.
Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.
- Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
- Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
- Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
- Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
- Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
- Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.
На какие документы ставится гербовая печать учреждения?
Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда — простая, как используются штампы, если они есть в организации.
Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации). Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет — самостоятельным документом или дополнением к уставу.
В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.
Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме: Оттиск печати службы ДОУ Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Оттиск гербовой печати Наименование документа Должность работника, который проставляет оттиск Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны: — штатное расписание; — образцы подписей на открытие счетов и др.
Внимание
Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации. Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.
Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.
Оттиск печати на квитанции к приходно-кассовому ордеру должен захватывать и ту часть документа, которая остается в вашей организации. Недопустимо ставить печать поверх личной подписи. И наконец, категорически запрещено проставлять оттиск печати на чистых листах и незаполненных бланках, т.к.
это реальная провокация для злоупотребления и угроза безопасности. Как ставить печать?
- При «пропечатывании» документов, прежде всего платежных, старайтесь, чтобы оттиск не был тусклым, размытым. Плохо читаемый или частично пропечатанный оттиск печати может стать основанием для отказа нотариуса заверить копию документа, а для банка – принять платежное поручение к исполнению. Поэтому своевременно меняйте (заправляйте) штемпельную подушку.
- После замены или заправки штемпельной подушки, прежде чем ставить печать на документ, сделайте контрольный оттиск на черновике.