Разъездной характер работы и его оформление

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разъездной характер работы и его оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Какие документы надо будет оформить

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Доплата за разъездной характер работы

Работникам, которые большую часть времени находятся в разъездах, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, а именно:

• расходы на проезд;
• расходы по аренде помещения для проживания;
• другие расходы, совершенные работниками и согласованные с работодателем.

Для начисления компенсации являются основанием следующие документы:

• Документ организации, в котором перечислен список работников, которым назначен особый характер работы. Например, приказ;
• Трудовой договор с работником или доп.соглашение к договору, в котором прописан характер работы работника;
• Документы, в которых указан размер компенсации работнику (он может быть установлен, например, и в трудовом договоре);
• Документы, подтверждающие траты работника, а также его нахождение в разъездах. Это могут быть отчеты о выполненной работе, авансовые документы и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Работа в течение суток

Особого внимания заслуживает трудовая деятельность тех людей, которые в течение всего дня работают в движении. По сути, это и есть разъездной характер работы (в трудовом договоре это также отмечается). Речь сейчас идет о водителях общественного транспорта и передвижных отделений связи, а также шофёрах, занятых на перевозке почты. Кроме перечисленных специалистов, в данный перечень входят сотрудники предприятий, деятельность которых заключается в осуществлении строительных, наладочных и монтажных работ. Естественно, в список включены все лица, связанные с железнодорожным транспортом — кондукторы, проводники, машинисты.

Но это ещё не всё, что касается такой темы, как разъездной характер работы. Рабочее время должно быть нормировано, но в данном случае это не всегда осуществимо. Поэтому, если продолжительность этой деятельности превышает 12 дней в месяц, но сотрудники всё равно ежедневно возвращаются домой, им выплачивается 20-процентная надбавка. То есть, если месячная ставка равна 25 000 р., то в качестве компенсации к данной сумме прибавляется ещё 5 000 р.

В случаях, когда разъездная деятельность занимает менее 12 дней в месяц, человеку положена компенсация до 15%.

Оформление расходов при разъездном характере работы

Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:

• коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
• подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
• внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.

Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ служебных поездок работника ООО «МАК» на «10» апреля 2012 года

Сотрудник: Бегунов Егор Сергеевич

Должность: курьер

 N 
п/п

Наименование
 организации

 Адрес 

 Цель поездки 

 Вид 
транспорта

Подтверждающий
 документ 

Время
 (ч, 
мин.)

 Подпись 
принимающей
 стороны 

 1 

ЗАО 
"Магистраль"

г. Н. Новгород,
ул. Рябцева, 
д. 6 

Доставка 
корреспонденции

Автобус 

Проездной на 
апрель 2012 г.

10.30

Данилова 

 2 

Почтовое 
отделение 
N 65 

г. Н. Новгород,
ул. Дьяконова, 
д. 23 

Получение 
ценной 
бандероли 

Маршрутное
такси 

Проездной 
билет 

11.30

...

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

 ... 

Разграничение разъездной работы от командировки

Если работодатель изначально пропишет, какие должности (профессии) предполагают разъездной характер работ, то ему будет легче решать конфликты с работниками по вопросу оплаты труда во время разъездов. Некоторые работники могут считать, что рабочее время во время поездок должно оплачиваться по правилам, установленным для служебных командировок, то есть по среднему заработку. Его определяют путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, проведенных в командировке. Средний заработок может оказаться выше должностного оклада, так как в базу для его расчета помимо оклада включают стимулирующие и другие выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Например, премии, оплата за сверхурочную и ночную работу, надбавки и т. п… Поэтому работники, совершающие постоянные поездки, могут настаивать на оплате рабочего времени исходя из среднего заработка.

В такой ситуации работодателю достаточно объяснить работнику, что правила ст. 167 ТК РФ о сохранении среднего заработка распространяются только на служебные командировки. Но к ним согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ не относятся служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Поэтому все разъезды в рамках выполнения трудовой функции будут оплачены по окладу, то есть на условиях, о которых стороны договорились при заключении трудового договора.

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Сложности на практике

Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

1. Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
2. Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
3. Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение

Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.

Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.

По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.

Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.

Какая работа разъездного характера?

Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ.

Кроме того, условия выезда в 2020 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.

Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.

ВАЖНО

Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.

Выделяют три вида характера труда:

1. Разъездной.
2. В пути
3. Подвижной характер.

Первый вид подразумевает постоянные разъезды трудящегося по разным объектам исключительно в течение дня. При этом, рабочая смена сотрудника заканчивается в то же время, что и обычный рабочий день. Работодатели самостоятельно устанавливают специальные положения, в которых чётко разъясняют о разъездном характере труда, указывая на командировки.

К разъездному характеру труда можно отнести следующие профессии:

1. Экспедитор.
2. Курьер.
3. Менеджер.
4. Почтальон.
5. Торговый представитель.
6. Водитель.
7. Мастер по ремонту какого-либо оборудования.
8. Мастер-наладчик.

Как оформляется разъездная работа

Для командировки руководитель организации издает приказ, работнику оформляются служебное задание и командировочное удостоверение (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), авансом выдаются денежные средства на оплату расходов. При разъездной работе порядок документооборота и учёта служебных поездок работодатель утверждает самостоятельно.

А как быть с учётом рабочего времени? Вера Игнаткина отмечает, что работодатель в любом случае ведет учёт рабочего времени персонала в унифицированной форме № Т-12 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), где напротив каждого числа месяца проставляет соответствующий буквенный код. Для разъездной работы не установлен собственный код, поэтому она табелируется как обычные рабочие дни.

Помимо кода, необходимо указывать количество часов, что проблематично при такой работе. На практике, как правило, эти часы проставляются согласно указанному в трудовом договоре режиму рабочего времени и отдыха.

• Если работа требует регулярных передвижений, то сотруднику нужно установить разъездной характер работы.
• Возместить потраченные работником средства на дорогу и прочие расходы можно несколькими способами. Выбор остается за руководителем.
• Руководитель должен издать указ, чтобы заинтересованные лица были в курсе событий.

У людей, которые не впервые попали на наш блог наверняка возник вопрос: а как же организовать охрану труда при разъездном характере работы? Именно об этом мы расскажем в следующих статьях.

Как правильно оформить разъездной характер работы

Право определить и утвердить перечень должностей, которым будет установлен разъездной характер работы, трудовым законодательством предоставлено руководству организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, другой вариант установления разъездного характера работы: можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании приказа или в трудовом соглашении.

Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регулирующей такой порядок и правила оформления такого трудового режима, нет. Главное следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно: закрепить в тексте трудового договора работника при его трудоустройстве условия, определяющие то, как именно он будет выполнять свою работу. И если режим его работы будет установлен за пределами компании, то есть, будет установлен разъездной характер работы, то об это обязательно должно быть сказано в контракте.

В случае указания при трудоустройстве на разъездной характер деятельности человека работодатель может не оборудовать стационарного рабочего места. Поэтому желательно прописать это также в коллективном договоре, однако это имеет свои сложности. Ведь внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры, если при его первоначальном подписании такие вопросы не были оговорены.

Наиболее полно можно отразить такой порядок исполнения трудовых функций в специальном положении, которое можно изменять, исходя из потребностей организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут находиться в разъездах, можно утвердить отдельным приказом руководителя. При этом, каждого нового сотрудника в перечень можно не включать, но отразить особенности его труда в контракте и приказе необходимо.

ООО «Весна»

г. Саратов, ул. Зеленая, д. 1

Приказ № 7

об установлении водителю Камчатову Н.Н. разъездного характера работы

«15» июля 2021 года

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ и условиями дополнительного соглашения №1 от «10» июля 2021 г. к трудовому договору от №38 от «01» октября 2017 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить водителю Камчатову Н.Н. разъездной характер работы с «22» июля 2021 г.

2. Установить водителю Камчатову Н.Н. надбавку за такие условия работы с «22» июля 2021 г.

Петров / Петров П.П.

М.П.

В положении подробно прописать порядок возмещения таким сотрудникам их расходов и установить формы документов, позволяющие вести учет.

Правовое регулирование

Трудовое законодательство отделяет командировки от разъездного типа труда (ст. 166 ТК РФ). Командировки должны носить разовый характер, они назначаются при наличии служебной необходимости, у работника имеется стационарное рабочее место. Если речь идет о разъездном характере работы, человек может находиться в пути ежедневно, такие поездки не считаются командировками.

Законом обозначены категории наемного персонала, которые могут претендовать на возмещение расходов, обусловленных частыми служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):

• специалисты, основная часть трудового времени которых проходит в пути;
• если специфика трудовой деятельности требует официального утверждения разъездного характера работы;
• работник выполняет свои трудовые функции в полевых условиях;
• трудоустроенное физическое лицо принимает участие в экспедиционных мероприятиях.

Если у предприятия имеются сотрудники, которые на постоянной основе осуществляют свои трудовые функции в пути, необходимо коллективным договором или другим внутренним актом утвердить перечень должностей, по которым допускается такой формат работы. Это даст возможность нанимателю периодически привлекать указанных в перечне работников к труду на выезде.

Главное условие реализации такого права – наличие конкретной должности в утвержденном локальным документом перечне и проведение официальных возмещений за разъездной характер работы.

Суть разъездного труда заключается в том, что сотрудник выполняет полный спектр своих должностных обязанностей в пути, находясь за пределами территории подконтрольной работодателю. Если командировка имеет срок завершения, при разъездной работе такое временное ограничение не предусмотрено. Что это значит: разъездной характер работы?

Законодательно не урегулирован алгоритм отнесения конкретных условий к разъездному типу труда, работодатель может утвердить такой режим работы, если:

• служебные поездки носят регулярный характер;
• пункты следования значительно удалены от территории компании.

Постоянно в разъездах могут быть водители, торговые представители, экспедиторы, менеджеры. Периодически работать на условиях регулярного направления в поездки могут юрисконсульты, если им приходится часто выезжать на судебные заседания в другие населенные пункты.

Работодатель самостоятельно определяет список должностей, по которым может понадобиться установление разъездного графика труда, критерии отбора работников нанимателем определяются в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Особенности разъездного характера работы

Работа с разъездным характером носит постоянный характер. На нанимателя возложена прямая обязанность обеспечить работника средствами, необходимыми для выполнения им своих трудовых обязанностей (например, у водителя могут возникнуть дополнительные расходы, связанные с поломкой в поездке транспортного средства. Эти расходы несет наниматель).

В отличие от командировочных расходов, которые выплачиваются работнику только за время командировки, компенсация (надбавка) за разъездной характер работы выплачивается работнику постоянно в составе заработной платы. Наниматель не спрашивает согласия у работника на каждую служебную поездку. При разъездном характере работы нет необходимости оформлять каждую служебную поездку работника.

Работа с разъездным характером, в отличие от служебной командировки, носит постоянный характер и осуществляется работником в рамках выполнения трудовых функций.

Похожие записи:

• ВС дал разъяснения о соистцах и коллективных административных исках
• Замена водительского удостоверения в 2023 году: инструкция
• Стандартный налоговый вычет на ребенка в 2023 году