Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Законность обходного листа при увольнении и порядок оформления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обходной выдают однозначно в кадровом отделе. Однако время выдачи обходного варьируется. Где-то обходной вручают работнику заранее, сразу после подачи им заявления об увольнении, где-то именно в день увольнения.
Кто и когда выдает обходной при увольнении?
Разумеется, лучше всего получить обходной заблаговременно, чтобы было время разыскать вечно занятых руководителей структурных подразделений и успеть собрать все подписи до последнего дня работы. Тем более, если часть из них находится на других территориях, на значительном отдалении от той, где работает увольняемый.
Выдавать обходной в день увольнения и требовать его мгновенного заполнения это, во-первых, противозаконно, во-вторых, неразумно.
Порядок подготовки обходного листа
Бланк листа увольняющемуся работнику выдается инспектором ОК. Обычно оформляется единственный экземпляр обходного документа, при необходимости сотрудник может перед его сдачей в ОК сделать себе копию. Это позволит впоследствии избежать ему безосновательных претензий от бывшего работодателя.
Обязанность оформления этого документа вносится в условия трудового договора при его заключении с каждым работником. При этом в зависимости от выполняемой им работы, требуемые подписи должностных лиц и их количество в обходном листе может меняться. Устанавливать их работодатель может индивидуально.
К обязательным подписям обычно относятся подписи:
- непосредственного руководителя, в подчинении которого трудился работник. Он должен зафиксировать передачу текущих дел, отчетов о выполнении последних работ и актов их сдачи;
- бухгалтера, отвечающего за материальные ценности предприятия. Он удостоверяет сдачу работником всех числящихся за ним ценных предметов, применяемых в процессе работы;
- ответственного представителя отдела оборудования, занимающегося материально-техническим обеспечением, Он удостоверяет принятие оборудования и оргтехники, использованного работником;
- инспектора ОК, фиксирующего сдачу документов.
Обходной листок, заполненный всеми причастными руководителями, работником передается в ОК, где его подшивают в числе прочих документов, хранящихся в личном деле. Срок хранения определен делопроизводством кадровой службы. Обычно он составляет три года, а затем документы передаются в архив.
Предназначение обходного листа
Из самого названия – обходной лист – можно понять, что это документ, с которым работнику, перед тем как окончательно расстаться с работодателем, придется походить по кабинетам указанных там служб.
Говоря о том, для чего нужен обходной лист, делаем вывод – подписывая бегунок (как его называют в обиходе), должностные и ответственные лица подтверждают, что работник:
- сдал все отчеты (например, о выданных командировочных средствах);
- вернул выданные ему для выполнения трудовых обязанностей инструменты, приборы, оргтехнику, канцелярские товары, прочий инвентарь;
- сдал вверенные на хранение ценности по акту инвентаризации (если был заключен договор о материальной ответственности);
- аннулировал служебное удостоверение или пропуск для дальнейшего использования.
Соответствующие службы (зависимости от специфики деятельности предприятия, компании), узнав о предстоящем увольнении коллеги, фиксируют факт прекращения права на использование информационных ресурсов организации и прочее.
В своем письме №14-2/ООГ-14959 от 16.09.2020 Минтруд разъяснил, что обходной лист при увольнении не обязателен. В ведомстве акцентировали внимание на том, что ТК РФ не предусматривает заполнение этого документа. Если работник отказывается заполнять подобный отчет, работодатель не вправе задержать увольнение или не выдать предусмотренные законом бумаги сотруднику.
Независимо от того, сдал ли работник лист обхода или нет, администрация обязана в последний день работы увольняемого:
- ознакомить лицо с приказом об увольнении;
- выдать ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, а также другие документы, если сотрудник в своем заявлении попросил об этом;
- провести полный расчет.
Главными лицами, заинтересованными в заполнении рассматриваемого документа, выступают руководители и работники кадровой службы. Перед выдачей сотруднику трудовой книжки и иных бумаг они проверяют наличие на листе всех подписей и печатей. Для чего нужен обходной лист в этом случае? А чтобы убедиться, что:
- все ценные вещи, принадлежащие компании, рабочий сдал;
- у компании нет долгов перед сотрудником, а у сотрудника – перед этим нанимателем.
На практике в обходном листе можно отражать информацию о сдаче:
- рабочего телефона;
- пропусков;
- ключей;
- представляющих ценность или важных бумаг;
- ноутбука;
- других вещей, которые работодатель посчитает нужным включить в список.
Для сотрудника рассматриваемый документ тоже может быть полезным. Ведь он получает при увольнении обходной лист на руки. А он послужит доказательством того, что своему работодателю человек ничего не должен. Значит, и претензий к нему быть не может.
Также смотрите статью: «За что могут уволить по ТК РФ».
Если увольняемый отказывается или не сдал обходной лист, это не может служить поводом невыдачи расчёта и документов на руки в день увольнения по приказу. Если основанием отказа в окончательном расчёте является отсутствие обходного, то работник вправе подать иск в судебные органы и получить компенсацию за вынужденный прогул.
Кроме того, по статье 84.1 ТК РФ работодатель нарушит закон, не выдав трудовой книжки увольняющемуся работнику. В дополнение за незаконные действия руководителя могут оштрафовать как физическое лицо на 1500 рублей и как юридическое до 30 тысяч.
Если же не сдавший обходной лист при увольнении работник сам не забирает трудовую книжку, судебный спор решится не в его пользу.
В последнее время стало принято оформление обходного листа не только при увольнении, но и при приёме на работу. В этом случае вновь поступивший расписывается за принятые материальные ценности и знакомится при обходе с нужными в будущем коллегами и расположением кабинетов. Это тоже нерегламентированный документ, но принятый на работу не конфликтует по этому поводу.
Когда необходимо оформление обходного листа
Хотя общим законодательством о труде никаких регламентов относительно подписания «бегунка», именуемого обходным листком, не сказано, зачастую такие положения встречаются во внутренних регламентах и отраслевых нормативных актах.
При надлежащем оформлении расторжения трудовых отношений, любой работодатель наверняка попросит подписать обходной лист при увольнении, убеждаясь в добросовестности и ответственности работника.
Обходной лист – это внутренний документ организации, направленный на достижение следующих целей:
- Зафиксировать прекращение прав использования доступа к внутрикорпоративным информационным ресурсам.
- Убедиться в полном возврате использованного в работе имущества предприятия (рабочих инструментов, техники, оборудования).
- Доказать факт совершения передачи дел, с введением в курс дел нового сотрудника, который назначен нести обязанности вместо увольняемого.
Таким образом, бегунок – важная часть процедуры увольнения, лишающая поводов для предъявления претензий со стороны работодателя к бывшему сотруднику.
Рекомендации для работодателей
Как же поступить работодателю, которому необходимо подтвердить отсутствие материальной задолженности перед предприятием у увольняющегося сотрудника?
В первую очередь, следует помнить – обходной лист мера рекомендательная и не прописана в Трудовом Кодексе.
Нельзя заставлять сотрудника заполнять его в обязательном порядке и, тем более, угрожать не выдать ему расчет или оригинал трудовой книжки на руки. В данном случае, если сотрудник обратится в суд, неприятностей не избежать.
Многие предприятия вводят такую практику, при которой обходной лист заполняется сотрудником при поступлении на работу. Это помогает новому сотруднику, во-первых, лучше познакомиться с коллективном и его ключевыми фигурами, а во-вторых, сразу провести опись ценностей, к которым он в силу должностных обязанностей будет иметь доступ.
К тому же, человек, который хочет скорее приступить к работе в компании, обычно беспрекословно выполняет данное требование руководства.
Впоследствии, наличие такого обходного листа, заверенного подписью самого сотрудника и начальников соответствующих отделов, позволит быстро решить вопрос с возвратом переданных ему на ответственное хранение или во временное пользование данных и материальных ценностей.
Если вы планируете оформить обходной лист при приеме сотрудника на работу, включите этот пункт его трудовой договор в обязательном порядке.
Есть ли понятие «обходной лист» в Трудовом кодексе РФ?
Обходной лист при увольнении — законно ли это? Обходной лист при увольнении — образец формального подхода руководителей производств и нигде в Трудовом кодексе не фигурирует. А раз это так, ни о какой обязательности этого документа не может быть речи. Обходной — бумага добровольная, однако на местах ее возводят в ранг едва ли не самого главного при увольнении документа. «Не принесешь обходной, трудовую не получишь» — типичный постулат любого отдела кадров.
И напуганный такой перспективой работник сбивает пятки в поисках всех должностных лиц, чьи подписи он должен успеть собрать на странице обходного.
Но все почему-то забывают требования новеллы 84.1 ТК РФ, где черным по белому написано: выдать трудовую книжку работодатель обязан строго в день расторжения контракта. Этому может помешать только вселенский потоп или отсутствие самого увольняемого на рабочем месте. И уж никак не обходной — бумажка с подписями завотделами и местной библиотеки. Но про закон забывают не только начальники, про него не вспоминают и подчиненные, по-рабски исполняющие любую прихоть руководителей. А потому и происходят регулярно казусы, когда из-за обходного, не вовремя подписанного, процедура увольнения, а вместе с ней и закон, нарушаются.
Чем опасно для начальника такое нарушение ТК РФ? Речь идет о наказании в рамках административного кодекса:
- штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей для организации и от одной до пяти тысяч для должностного лица;
- приостановка работы организации на период до девяноста дней.
Правомерность и обязательность
В целом обходной лист – бумага простая и понятная. Но вокруг нее возникает немало вопросов. Так, не совсем ясно, может ли вообще работодатель использовать обходной лист при увольнении. Правомерность требования заполнить этот документ активно обсуждается и вызывает споры. А что на этот счет говорит трудовое законодательство?
Трудовой кодекс (ч. 4 ст. 84.1) требует от нанимателя в день увольнения выдать сотруднику лишь его трудовую книжку. Поэтому отсутствие или частичное заполнение обходного листа не может быть законным основанием для отказа в выдаче книжки. Кроме того, нельзя задержать и оставшиеся положенные выплаты. Они тоже должны быть сделаны в день увольнения.
Также про НДФЛ читайте статью: «Перечисление НДФЛ при увольнении сотрудника в 2021 году».
Все это говорит о том, что работник сам решает, нужно ли подписывать обходной лист при увольнении либо отказаться от его заполнения.
Работодатель не может заставить наемного сотрудника использовать обходной лист. Такое принуждение может быть расценено как желание затянуть сроки выдачи трудовой книжки и положенных выплат. А это уже нарушение ТК РФ. При возникновении спора сотрудник может довести дело до суда и выиграет его.
Как же правильно ответить на вопрос, обязателен ли обходной лист при увольнении? По мнению большинства специалистов – нет. Работник может отказаться от его заполнения. За оказание давления на сотрудника руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Подробнее о сроках вы можете прочитать в статье: «Каковы сроки выплаты зарплаты при увольнении».
Какие отделы обходит сотрудник при увольнении
Перечень заинтересованных в оформлении обходного листа подразделений схож в большинстве компаний. В него входят:
- руководитель подразделения, в котором трудится сотрудник – удостоверяет, что вся отчетность сдана, а важные документы переданы преемнику;
- сотрудник службы персонала – подтверждает, что сданы все необходимые документы;
- работник бухгалтерии – подтверждает отсутствие задолженности по авансам, вверенным основным средствам;
- работник склада – удостоверяет, не числится ли за работником не сданных инструментов, инвентаря;
- специалист ИТ-службы – проверяет сдачу сим-карт, отключение от удаленного доступа к программам и сервисам компании, возврат служебных мобильных телефонов и ноутбуков;
- работник службы безопасности – как правило, ставит подпись последним, подтверждая, что проверил отсутствие различных рисков для компании после ухода работника.
Последствия увольнения без обходного листа
Никаких негативных последствий от того, что работник отказался бегать по этажам с целью получить очередной автограф, не может быть, потому что обходной лист при увольнении – дело добровольное. Опасаться нужно неправильной или неполной передачи дел или недостачи при инвентаризации. Если в этом вопросе у работника нет никаких проблем, то задерживать его на работе до предоставления обходного или не выдавать ему на этом основании деньги работодатель не имеет права.
Обходной лист в процедуре увольнения – просто форма уведомления и метод самодисциплины, а не наказания сотрудников. Но не стоит решительно и наотрез отказываться от его оформления. При грамотном подходе это орудие станет, скорее, способом обороны для специалиста, чем нападения для его начальства.
Кто выдает обходной лист при увольнении
Обходной лист выдается работником кадрового подразделения при увольнении. Время выдачи также нигде не определено. Одни организации выдают его заранее, например, за 2 недели при уходе с работы по собственному желанию, в день подачи заявления о намерении уволиться. Другие — делают это непосредственно в день увольнения.
В целях удобства работнику целесообразнее выдавать бегунок заблаговременно, чтобы ко дню прекращения трудовых отношений подписи были собраны в полном объеме. Не всегда быстро и легко найти того или иного начальника структурного подразделения, например, он может быть на выезде или в отпуске. Трудности составит также нахождение отделов и служб в территориальной удаленности друг от друга.
Кроме того, сотрудник может быть не в курсе или забыть о том, что он должен сдать работодателю в лице организации. Чтобы не было таких недоразумений, обходной лист лучше выдать работнику за несколько дней до прогнозируемого увольнения.
Срок и порядок хранения обходного листа
В связи с тем, что законодательство в сфере труда не упоминает обходной лист, не предусмотрены также сроки и порядок хранения подобных документов. Работодатель самостоятельно решает, какой временной отрезок будет храниться такая документация. Обычно в организациях и предприятиях следуют общим правилам делопроизводства, а также правилам, установленным внутренней документацией. Поэтому срок хранения обходных листов, как правило, равен 3 годам.
Хранение документов в организациях (в т. ч. обходных листов) происходит в соответствии с общими правилами делопроизводства и внутренними локальными актами
Документ при этом хранится в архиве или в отделе кадров организации. Работник вправе потребовать для себя копию документа, чтобы обезопасить себя от необоснованных материальных претензий (если возникнут какие-либо нарекания со стороны работодателя).